(a) Administración o gestión de documentos.— A los fines de este capítulo, los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se expresa, a menos que del contexto en que sean utilizados claramente se desprenda otro:(a) Administración o gestión de documentos.— Es la planificación, control, dirección, organización, promoción y otras actividades gerenciales relacionadas con la creación, uso y conservación, así como la disposición de documentos para garantizar su producción, autenticidad, integridad, conservación, fiabilidad y disponibilidad para su mayor uso y mejor servicio.(b) Administrador de documentos.— Se refiere a aquel funcionario designado por este capítulo para ocuparse de la gestión de documentos bajo su jurisdicción según dicta la ley.(c) Archivero General.— Se refiere al Archivero General de Puerto Rico.(d) Archivo General.— Significa el Archivo General de Puerto Rico.(e) Archivo activo.— Dentro del ciclo de vida de los documentos, es el espacio destinado para los documentos que tienen vigencia administrativa, legal o fiscal y son utilizados con frecuencia por la administración.(f) Archivo inactivo o intermedio.— Dentro del ciclo de vida de los documentos, es el espacio destinado para los documentos que todavía tienen vigencia administrativa, legal o fiscal, pero son utilizados con poca frecuencia por la administración y están a la espera de su eliminación o de su transferencia al archivo histórico.(g) Archivo histórico.— Dentro del ciclo de vida de los documentos, es el espacio destinado para los documentos que tienen valor histórico cultural y deben conservarse.(h) Ciclo de vida.— Etapas o edades de un documento por las que sucesivamente se reconocen según su utilidad o vigencia.(i) Comisión Asesora.— Se refiere a la Comisión Asesora del Archivo General.(j) Coordinador de documentos.— Funcionario encargado de la gestión de los documentos públicos desde las oficinas en las dependencias.(k) Dependencia.— Incluye todo departamento, agencia o entidad corporativa, junta, comisión, cuerpo, negociado, corporación pública, oficina y todo otro organismo gubernamental de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico y los municipios.(l) Depósito.— Entrada de documentos para la custodia transitoria, sin la cesión de la propiedad.(m) Digitalización.— Es el proceso que consiste en transformar objetos análogos a un formato digital.(n) Disposición de documentos.— La destrucción final o la transferencia de los documentos a un archivo según su valoración.(ñ) Documento.— Es la palabra que comprenderá todo papel, encuadernado, folleto, fotografía, película, microforma, cinta magnetofónica, mapa, dibujo, plano, cinta magnética, disco, vídeo cinta o cualquier otro material leído por máquina y cualquier otro material informativo sin importar su forma o características físicas. Incluye también los generados de forma electrónica o digital, aunque nunca sean impresos en papel u otro medio distinto al creado originalmente. El material bibliográfico, o de museo, adquirido para propósitos de exposición, consulta u otros propósitos relacionados y las publicaciones no estarán incluidos en la definición del término “documento”.(o) Documento o colección privada.— Todo aquel documento que no se origina en una dependencia del Gobierno.(p) Documento público.— Se refiere a todo documento que se origina, conserve o reciba en cualquier dependencia del Gobierno de acuerdo con la ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos, incluyendo las publicaciones generadas por las dependencias gubernamentales, y que se tenga que conservar permanente o temporalmente como prueba de las transacciones por su utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural o informativo, según sea el caso, o que se vaya a destruir por no tener valor permanente ni utilidad administrativa, legal, fiscal, cultural o informativa. Incluye aquellos producidos de forma electrónica o digital que cumplan con los requisitos establecidos por las leyes y reglamentos.(q) Entidad educativa o cultural.— Incluye, sin que se entienda como una limitación, una universidad, biblioteca, fundación, instituto, fideicomiso, asociación, sociedad o corporación sin fines lucrativos, dedicada a la enseñanza, estudio o fomento de la cultura, las artes y las ciencias.(r) Gobierno.— Significa el Gobierno de Puerto Rico, y en lo que respecta al Programa, las dependencias del Gobierno, según corresponda, entiéndase, las agencias, oficinas y departamentos de la Rama Ejecutiva, así como las corporaciones públicas y municipios.(s) Periodo de retención.— Instrumento oficial que sirve de referencia del momento adecuado para la transferencia, traslado o eliminación de documentos.(t) PRITS.— Se refiere a la Puerto Rico Innovation and Technology Service, según creada por las secs. 9861 et seq. de este título, o cualquier otra ley posterior.(u) Preservación digital.— El proceso específico para mantener los materiales digitales durante y a través de las diferentes generaciones de la tecnología durante el transcurso del tiempo, con independencia de donde residan.(v) Programa.— Se refiere al Programa de Gestión de Documentos Públicos para el Gobierno creado por virtud de este capítulo.(w) Sistema de Archivos Históricos Públicos.— Se refiere al conjunto de instituciones, en su mayoría del Gobierno, a las cuales se les delegó la responsabilidad de preservar y proveer acceso a documentos públicos de valor histórico creados, recibidos o gestionados como resultado de las actividades llevadas a cabo por ellos y que deben conservarse por su valor administrativo, legal, fiscal, cultural o informativo.
(a) Administración o gestión de documentos.— Es la planificación, control, dirección, organización, promoción y otras actividades gerenciales relacionadas con la creación, uso y conservación, así como la disposición de documentos para garantizar su producción, autenticidad, integridad, conservación, fiabilidad y disponibilidad para su mayor uso y mejor servicio.
(b) Administrador de documentos.— Se refiere a aquel funcionario designado por este capítulo para ocuparse de la gestión de documentos bajo su jurisdicción según dicta la ley.
(c) Archivero General.— Se refiere al Archivero General de Puerto Rico.
(d) Archivo General.— Significa el Archivo General de Puerto Rico.
(e) Archivo activo.— Dentro del ciclo de vida de los documentos, es el espacio destinado para los documentos que tienen vigencia administrativa, legal o fiscal y son utilizados con frecuencia por la administración.
(f) Archivo inactivo o intermedio.— Dentro del ciclo de vida de los documentos, es el espacio destinado para los documentos que todavía tienen vigencia administrativa, legal o fiscal, pero son utilizados con poca frecuencia por la administración y están a la espera de su eliminación o de su transferencia al archivo histórico.
(g) Archivo histórico.— Dentro del ciclo de vida de los documentos, es el espacio destinado para los documentos que tienen valor histórico cultural y deben conservarse.
(h) Ciclo de vida.— Etapas o edades de un documento por las que sucesivamente se reconocen según su utilidad o vigencia.
(i) Comisión Asesora.— Se refiere a la Comisión Asesora del Archivo General.
(j) Coordinador de documentos.— Funcionario encargado de la gestión de los documentos públicos desde las oficinas en las dependencias.
(k) Dependencia.— Incluye todo departamento, agencia o entidad corporativa, junta, comisión, cuerpo, negociado, corporación pública, oficina y todo otro organismo gubernamental de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico y los municipios.
(l) Depósito.— Entrada de documentos para la custodia transitoria, sin la cesión de la propiedad.
(m) Digitalización.— Es el proceso que consiste en transformar objetos análogos a un formato digital.
(n) Disposición de documentos.— La destrucción final o la transferencia de los documentos a un archivo según su valoración.
(ñ) Documento.— Es la palabra que comprenderá todo papel, encuadernado, folleto, fotografía, película, microforma, cinta magnetofónica, mapa, dibujo, plano, cinta magnética, disco, vídeo cinta o cualquier otro material leído por máquina y cualquier otro material informativo sin importar su forma o características físicas. Incluye también los generados de forma electrónica o digital, aunque nunca sean impresos en papel u otro medio distinto al creado originalmente. El material bibliográfico, o de museo, adquirido para propósitos de exposición, consulta u otros propósitos relacionados y las publicaciones no estarán incluidos en la definición del término “documento”.
(o) Documento o colección privada.— Todo aquel documento que no se origina en una dependencia del Gobierno.
(p) Documento público.— Se refiere a todo documento que se origina, conserve o reciba en cualquier dependencia del Gobierno de acuerdo con la ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos, incluyendo las publicaciones generadas por las dependencias gubernamentales, y que se tenga que conservar permanente o temporalmente como prueba de las transacciones por su utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural o informativo, según sea el caso, o que se vaya a destruir por no tener valor permanente ni utilidad administrativa, legal, fiscal, cultural o informativa. Incluye aquellos producidos de forma electrónica o digital que cumplan con los requisitos establecidos por las leyes y reglamentos.
(q) Entidad educativa o cultural.— Incluye, sin que se entienda como una limitación, una universidad, biblioteca, fundación, instituto, fideicomiso, asociación, sociedad o corporación sin fines lucrativos, dedicada a la enseñanza, estudio o fomento de la cultura, las artes y las ciencias.
(r) Gobierno.— Significa el Gobierno de Puerto Rico, y en lo que respecta al Programa, las dependencias del Gobierno, según corresponda, entiéndase, las agencias, oficinas y departamentos de la Rama Ejecutiva, así como las corporaciones públicas y municipios.
(s) Periodo de retención.— Instrumento oficial que sirve de referencia del momento adecuado para la transferencia, traslado o eliminación de documentos.
(t) PRITS.— Se refiere a la Puerto Rico Innovation and Technology Service, según creada por las secs. 9861 et seq. de este título, o cualquier otra ley posterior.
(u) Preservación digital.— El proceso específico para mantener los materiales digitales durante y a través de las diferentes generaciones de la tecnología durante el transcurso del tiempo, con independencia de donde residan.
(v) Programa.— Se refiere al Programa de Gestión de Documentos Públicos para el Gobierno creado por virtud de este capítulo.
(w) Sistema de Archivos Históricos Públicos.— Se refiere al conjunto de instituciones, en su mayoría del Gobierno, a las cuales se les delegó la responsabilidad de preservar y proveer acceso a documentos públicos de valor histórico creados, recibidos o gestionados como resultado de las actividades llevadas a cabo por ellos y que deben conservarse por su valor administrativo, legal, fiscal, cultural o informativo.