(a) Traslado de documentos al Archivo General.— (1) El Archivero podrá aceptar el traslado al Archivo General de documentos y manuscritos adquiridos, por compra o donación de particulares, que considere sean de suficiente valor para justificar su preservación.(2) El Instituto de Cultura Puertorriqueña, al aceptar la donación de cualquier documento que no fuere de carácter público, obtendrá del cedente una renuncia de cualquier derecho de propiedad que pudiera corresponderle al cedente o una licencia de uso, y en caso de que el cedente fuere una tercera persona, tomará todas aquellas medidas convenientes para evitar la infracción de derechos de propiedad.
(1) El Archivero podrá aceptar el traslado al Archivo General de documentos y manuscritos adquiridos, por compra o donación de particulares, que considere sean de suficiente valor para justificar su preservación.
(2) El Instituto de Cultura Puertorriqueña, al aceptar la donación de cualquier documento que no fuere de carácter público, obtendrá del cedente una renuncia de cualquier derecho de propiedad que pudiera corresponderle al cedente o una licencia de uso, y en caso de que el cedente fuere una tercera persona, tomará todas aquellas medidas convenientes para evitar la infracción de derechos de propiedad.
(b) Traspaso a otras entidades.— (1) El Archivero General podrá traspasar los documentos que no retenga a una dependencia o entidad educativa o cultural. Las dependencias o entidades educativas o culturales a las cuales se traspasen los documentos deberán reunir los requisitos necesarios para mantener, conservar y utilizar los mismos, conforme al propósito de conservación de documentos contenido en este capítulo y la reglamentación adoptada en su virtud.(2) Cuando el Archivero General determine traspasar los documentos a una dependencia o entidad educativa o cultural, estos deberán estar accesibles al público y no podrán venderse, permutarse, donarse, cederse o de alguna otra forma disponerse de los mismos. Los documentos traspasados a una dependencia o entidad educativa o cultural, mantendrán su carácter de documentos públicos y pertenecerán al Gobierno. Si la dependencia o entidad cultural dejare de existir, o no interesare, mantuviere, conservare o utilizare los documentos que le fueron traspasados conforme a los propósitos de este capítulo, los documentos revertirán al Archivo General. No obstante, el Archivero General podrá recuperar los documentos traspasados cuando, con posterioridad a la fecha del traspaso inicial, adquieran utilidad conforme a los criterios establecidos en este capítulo y deban custodiarse en el Archivo General.(3) En el caso de los documentos de los exgobernadores y ex primeras damas, albergados bajo las secs. 1040 et seq. de este título, que estableció el “Depositario de Archivos y Reliquias de Ex Gobernadores y Ex Primeras Damas de Puerto Rico”, estos podrán integrarse al Sistema de Archivos Históricos al custodiar documentos públicos y les aplicará este capítulo solo a la documentación pública.(4) En los casos de documentos traspasados por el Archivero General a alguna dependencia o entidad educativa o cultural, ésta deberá presentar ante el Archivo General un informe anual sobre el estado y uso de los documentos traspasados, no más tarde del 31 de diciembre de cada año.
(1) El Archivero General podrá traspasar los documentos que no retenga a una dependencia o entidad educativa o cultural. Las dependencias o entidades educativas o culturales a las cuales se traspasen los documentos deberán reunir los requisitos necesarios para mantener, conservar y utilizar los mismos, conforme al propósito de conservación de documentos contenido en este capítulo y la reglamentación adoptada en su virtud.
(2) Cuando el Archivero General determine traspasar los documentos a una dependencia o entidad educativa o cultural, estos deberán estar accesibles al público y no podrán venderse, permutarse, donarse, cederse o de alguna otra forma disponerse de los mismos. Los documentos traspasados a una dependencia o entidad educativa o cultural, mantendrán su carácter de documentos públicos y pertenecerán al Gobierno. Si la dependencia o entidad cultural dejare de existir, o no interesare, mantuviere, conservare o utilizare los documentos que le fueron traspasados conforme a los propósitos de este capítulo, los documentos revertirán al Archivo General. No obstante, el Archivero General podrá recuperar los documentos traspasados cuando, con posterioridad a la fecha del traspaso inicial, adquieran utilidad conforme a los criterios establecidos en este capítulo y deban custodiarse en el Archivo General.
(3) En el caso de los documentos de los exgobernadores y ex primeras damas, albergados bajo las secs. 1040 et seq. de este título, que estableció el “Depositario de Archivos y Reliquias de Ex Gobernadores y Ex Primeras Damas de Puerto Rico”, estos podrán integrarse al Sistema de Archivos Históricos al custodiar documentos públicos y les aplicará este capítulo solo a la documentación pública.
(4) En los casos de documentos traspasados por el Archivero General a alguna dependencia o entidad educativa o cultural, ésta deberá presentar ante el Archivo General un informe anual sobre el estado y uso de los documentos traspasados, no más tarde del 31 de diciembre de cada año.
(c) Depósito de documentos y manuscritos.— (1) El Archivero General podrá aceptar en calidad de depósito ciertas colecciones y documentos públicos de valor histórico, siempre y cuando tenga el espacio, los recursos necesarios para su conservación, y no esté en riesgo la conservación del patrimonio ya custodiado.(2) El depósito se realizará mediante acuerdo de colaboración entre el Instituto de Cultura Puertorriqueña y la dependencia, entidad o persona depositante, la cual sufragará los costos del depósito.(3) El Archivo General no invertirá recursos en la conservación de estos documentos, excepto el beneficio de las diversas estrategias de conservación preventiva relacionadas al edificio donde se depositen.(4) El depósito vendrá acompañado de un inventario detallado del contenido y se entregará en cajas, ya sea de pie cúbico o de documentos identificadas.(5) El depositante tendrá la responsabilidad de revisar sus documentos anualmente, en coordinación y colaboración con el Archivo General. En caso de surgir cualquier necesidad identificada para con dicha documentación, el depositante será responsable de sufragar los costos asociados para atenderla.(6) Las instrucciones para el acceso, uso y reproducción del contenido de la referida documentación, se establecerán previo al depósito.(7) El depósito tendrá una duración de cinco (5) años y podrá renovarse hasta un máximo de diez (10) años. Al concluir el periodo del depósito, las partes deberán acordar si los documentos serán donados al Instituto de Cultura Puertorriqueña o removidos del Archivo General, a costo del depositante. Posterior a los diez (10) años de haberse realizado el depósito, si el depositante o persona responsable no respondiese en un periodo de un (1) año a la decisión correspondiente, el depósito pasará automáticamente al Archivo General y la Comisión Asesora recomendará lo que podrá hacerse con la documentación objeto del depósito.(8) El Archivero General podrá solicitar al depositante, en un periodo menor de tiempo, la consideración de donación o remoción de la documentación objeto del depósito, según las necesidades identificadas.(9) El depositante podrá consultar los documentos, pero esta gestión deberá realizarse en coordinación con la Administración del Archivo General.(10) El depositante podrá remover a su costo la documentación objeto del depósito antes de la culminación del periodo indicado en el acuerdo mediante carta al Archivero General. En caso de necesitar remover ciertos documentos, deberá hacer la solicitud al Archivo General y coordinar su remoción y entrega.
(1) El Archivero General podrá aceptar en calidad de depósito ciertas colecciones y documentos públicos de valor histórico, siempre y cuando tenga el espacio, los recursos necesarios para su conservación, y no esté en riesgo la conservación del patrimonio ya custodiado.
(2) El depósito se realizará mediante acuerdo de colaboración entre el Instituto de Cultura Puertorriqueña y la dependencia, entidad o persona depositante, la cual sufragará los costos del depósito.
(3) El Archivo General no invertirá recursos en la conservación de estos documentos, excepto el beneficio de las diversas estrategias de conservación preventiva relacionadas al edificio donde se depositen.
(4) El depósito vendrá acompañado de un inventario detallado del contenido y se entregará en cajas, ya sea de pie cúbico o de documentos identificadas.
(5) El depositante tendrá la responsabilidad de revisar sus documentos anualmente, en coordinación y colaboración con el Archivo General. En caso de surgir cualquier necesidad identificada para con dicha documentación, el depositante será responsable de sufragar los costos asociados para atenderla.
(6) Las instrucciones para el acceso, uso y reproducción del contenido de la referida documentación, se establecerán previo al depósito.
(7) El depósito tendrá una duración de cinco (5) años y podrá renovarse hasta un máximo de diez (10) años. Al concluir el periodo del depósito, las partes deberán acordar si los documentos serán donados al Instituto de Cultura Puertorriqueña o removidos del Archivo General, a costo del depositante. Posterior a los diez (10) años de haberse realizado el depósito, si el depositante o persona responsable no respondiese en un periodo de un (1) año a la decisión correspondiente, el depósito pasará automáticamente al Archivo General y la Comisión Asesora recomendará lo que podrá hacerse con la documentación objeto del depósito.
(8) El Archivero General podrá solicitar al depositante, en un periodo menor de tiempo, la consideración de donación o remoción de la documentación objeto del depósito, según las necesidades identificadas.
(9) El depositante podrá consultar los documentos, pero esta gestión deberá realizarse en coordinación con la Administración del Archivo General.
(10) El depositante podrá remover a su costo la documentación objeto del depósito antes de la culminación del periodo indicado en el acuerdo mediante carta al Archivero General. En caso de necesitar remover ciertos documentos, deberá hacer la solicitud al Archivo General y coordinar su remoción y entrega.
(d) Documentos hallados en el exterior.— (1) El Archivero General gestionará el traslado al Archivo General de los documentos de interés permanente que pudieran encontrarse en el exterior, relacionados con la historia de Puerto Rico. En caso de no ser viable la obtención de un documento original, este podrá substituirse por micropelículas, o por su reproducción a través de un medio digital u otra tecnología disponible.
(1) El Archivero General gestionará el traslado al Archivo General de los documentos de interés permanente que pudieran encontrarse en el exterior, relacionados con la historia de Puerto Rico. En caso de no ser viable la obtención de un documento original, este podrá substituirse por micropelículas, o por su reproducción a través de un medio digital u otra tecnología disponible.