(a) Enlace.— El Programa incluirá las siguientes funciones para asegurar la sana gestión de documentos públicos que comprende:(a) Enlace.— La Administración efectuará todo trámite administrativo del Programa y servirá de enlace con el Instituto de Cultura Puertorriqueña, el Archivo General y toda dependencia.(b) Fiscalización.— (1) La Administración creará, mantendrá y asegurará el cumplimiento de la política pública para la conservación de información y documentos públicos y supervisará el cumplimiento con las leyes y la reglamentación aplicable, así como la gestoría de archivos activos e inactivos, mediante comunicación constante con los administradores y coordinadores de documentos y visitas directas.(2) La Administración proveerá adiestramientos a los administradores y coordinadores de documentos y personas interesadas; desarrollará y mantendrá el material educativo; y ofrecerá el curso y la certificación para los nombramientos.(3) La Administración trabajará directamente con los administradores de documentos para asegurar que cada dependencia tenga un local adecuado para archivos activos e inactivos y certificar los mismos; deberá documentar las transferencias que se realicen entre los archivos activos e inactivos del Gobierno y mantener una bitácora en aras que, en coordinación con las Divisiones de Evaluación y Transferencia de Documentos Físicos y de Documentos Digitales, se conozca de manera actualizada el paradero de la información y los documentos públicos; y asegurará el funcionamiento de las oficinas de reciclaje.(4) La Administración mantendrá los estatutos y los reglamentos actualizados; recomendará los memorandos, cartas circulares, guías, manuales y todo documento que rija la gestión documental; realizará visitas periódicas a las dependencias para evaluar los programas de conservación de información y documentos públicos; recomendará al director del Programa la imposición de multas por incumplimiento con este estatuto y los reglamentos adoptados en su virtud; y recomendará a las autoridades nominadoras de las dependencias la remoción de los administradores de documentos por incumplimiento con este capítulo y los reglamentos adoptados a su amparo.(5) La Administración desempeñará cualquier otra función similar que le asigne el director del Programa.(c) Evaluación y transferencia de documentos físicos.— La Administración recibirá y evaluará las listas de disposición, los inventarios anuales y las solicitudes de dispensas de emergencias de información o documentos físicos en colaboración con el Archivo General; trabajará y mantendrá actualizadas las listas maestras de los periodos de retención; dará seguimiento a las dependencias sobre los periodos de cumplimiento; coordinará con las dependencias las transferencias de documentos al Archivo General; y se encargará de coordinar esfuerzos de disposición o almacenaje de documentos públicos, según transcurrido el periodo de retención, además de cualquier otra función similar que le asigne el director del Programa.(d) Evaluación y transferencia de documentos digitales.— La Administración establecerá la colaboración con las entidades pertinentes para mantener y asegurar el cumplimiento con la política pública para la conservación y disposición de documentos digitales a través de su ciclo de vida; publicará los parámetros para el almacenamiento y custodia adecuada de los documentos digitales en las dependencias; corroborará el funcionamiento adecuado de los sistemas de almacenamiento y resguardo de los documentos digitales, los sistemas de preservación digital y los planes de retención de documentos públicos digitales de las dependencias, así como las políticas y procedimientos para la digitalización, migración y transferencia de contenido análogo a digital; y recibirá y evaluará las listas de disposición de documentos digitales de las dependencias, enviará la información pertinente al Archivero General para determinar si interesa el traslado de documentos públicos por su valor histórico, y ejecutará cualquier otra función similar que le asigne el director del Programa.
(a) Enlace.— La Administración efectuará todo trámite administrativo del Programa y servirá de enlace con el Instituto de Cultura Puertorriqueña, el Archivo General y toda dependencia.
(b) Fiscalización.— (1) La Administración creará, mantendrá y asegurará el cumplimiento de la política pública para la conservación de información y documentos públicos y supervisará el cumplimiento con las leyes y la reglamentación aplicable, así como la gestoría de archivos activos e inactivos, mediante comunicación constante con los administradores y coordinadores de documentos y visitas directas.(2) La Administración proveerá adiestramientos a los administradores y coordinadores de documentos y personas interesadas; desarrollará y mantendrá el material educativo; y ofrecerá el curso y la certificación para los nombramientos.(3) La Administración trabajará directamente con los administradores de documentos para asegurar que cada dependencia tenga un local adecuado para archivos activos e inactivos y certificar los mismos; deberá documentar las transferencias que se realicen entre los archivos activos e inactivos del Gobierno y mantener una bitácora en aras que, en coordinación con las Divisiones de Evaluación y Transferencia de Documentos Físicos y de Documentos Digitales, se conozca de manera actualizada el paradero de la información y los documentos públicos; y asegurará el funcionamiento de las oficinas de reciclaje.(4) La Administración mantendrá los estatutos y los reglamentos actualizados; recomendará los memorandos, cartas circulares, guías, manuales y todo documento que rija la gestión documental; realizará visitas periódicas a las dependencias para evaluar los programas de conservación de información y documentos públicos; recomendará al director del Programa la imposición de multas por incumplimiento con este estatuto y los reglamentos adoptados en su virtud; y recomendará a las autoridades nominadoras de las dependencias la remoción de los administradores de documentos por incumplimiento con este capítulo y los reglamentos adoptados a su amparo.(5) La Administración desempeñará cualquier otra función similar que le asigne el director del Programa.
(1) La Administración creará, mantendrá y asegurará el cumplimiento de la política pública para la conservación de información y documentos públicos y supervisará el cumplimiento con las leyes y la reglamentación aplicable, así como la gestoría de archivos activos e inactivos, mediante comunicación constante con los administradores y coordinadores de documentos y visitas directas.
(2) La Administración proveerá adiestramientos a los administradores y coordinadores de documentos y personas interesadas; desarrollará y mantendrá el material educativo; y ofrecerá el curso y la certificación para los nombramientos.
(3) La Administración trabajará directamente con los administradores de documentos para asegurar que cada dependencia tenga un local adecuado para archivos activos e inactivos y certificar los mismos; deberá documentar las transferencias que se realicen entre los archivos activos e inactivos del Gobierno y mantener una bitácora en aras que, en coordinación con las Divisiones de Evaluación y Transferencia de Documentos Físicos y de Documentos Digitales, se conozca de manera actualizada el paradero de la información y los documentos públicos; y asegurará el funcionamiento de las oficinas de reciclaje.
(4) La Administración mantendrá los estatutos y los reglamentos actualizados; recomendará los memorandos, cartas circulares, guías, manuales y todo documento que rija la gestión documental; realizará visitas periódicas a las dependencias para evaluar los programas de conservación de información y documentos públicos; recomendará al director del Programa la imposición de multas por incumplimiento con este estatuto y los reglamentos adoptados en su virtud; y recomendará a las autoridades nominadoras de las dependencias la remoción de los administradores de documentos por incumplimiento con este capítulo y los reglamentos adoptados a su amparo.
(5) La Administración desempeñará cualquier otra función similar que le asigne el director del Programa.
(c) Evaluación y transferencia de documentos físicos.— La Administración recibirá y evaluará las listas de disposición, los inventarios anuales y las solicitudes de dispensas de emergencias de información o documentos físicos en colaboración con el Archivo General; trabajará y mantendrá actualizadas las listas maestras de los periodos de retención; dará seguimiento a las dependencias sobre los periodos de cumplimiento; coordinará con las dependencias las transferencias de documentos al Archivo General; y se encargará de coordinar esfuerzos de disposición o almacenaje de documentos públicos, según transcurrido el periodo de retención, además de cualquier otra función similar que le asigne el director del Programa.
(d) Evaluación y transferencia de documentos digitales.— La Administración establecerá la colaboración con las entidades pertinentes para mantener y asegurar el cumplimiento con la política pública para la conservación y disposición de documentos digitales a través de su ciclo de vida; publicará los parámetros para el almacenamiento y custodia adecuada de los documentos digitales en las dependencias; corroborará el funcionamiento adecuado de los sistemas de almacenamiento y resguardo de los documentos digitales, los sistemas de preservación digital y los planes de retención de documentos públicos digitales de las dependencias, así como las políticas y procedimientos para la digitalización, migración y transferencia de contenido análogo a digital; y recibirá y evaluará las listas de disposición de documentos digitales de las dependencias, enviará la información pertinente al Archivero General para determinar si interesa el traslado de documentos públicos por su valor histórico, y ejecutará cualquier otra función similar que le asigne el director del Programa.