(a) El Archivo General o el Programa deberán redactar la reglamentación que dirigirá las mejores prácticas para la sana administración de documentos públicos la cual incluirá, pero sin limitarse a, los siguientes elementos:(a) Dictar las normas sustantivas y procesales que deberán seguirse en los sistemas de archivo (activo, inactivo e histórico) del Gobierno.(b) Establecer los requisitos de los espacios de almacenamiento de los documentos públicos.(c) Instaurar las normas, métodos y técnicas de conservación de documentos públicos a través de su ciclo de vida, independientemente de su formato.(d) Determinar las normas, métodos y técnicas de digitalización de documentos públicos.(e) Fijar los requisitos que se exigirán a los administradores y coordinadores de documentos, sus funciones y responsabilidades, los procedimientos para su designación, la intervención con estos y para el relevo de sus funciones.(f) Establecer los requisitos y responsabilidades que se exigirán a los directores de los archivos históricos.(g) Disponer los periodos de retención, incluyendo su revisión, evaluación y actualización, para cada dependencia, en colaboración con los jefes, administradores de documentos y el Archivo General.(h) Constituir los procesos de conservación y acceso de documentos públicos para el Gobierno.(i) Indicar las categorías y tipologías documentales para clasificar los documentos públicos, según su naturaleza y características, incluyendo:(1) Documentos cubiertos por legislación estatal o contrato con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen fondos a programas públicos del país, que obliguen a conservarlos sin límite de tiempo o por tiempo determinado. Estos documentos no podrán ser destruidos sin autorización expresa de ley, y sin que el jefe de la dependencia haya determinado previamente, con la aprobación del administrador de la jurisdicción a que pertenezca la dependencia, la inutilidad de tales documentos, tanto para fines públicos como para fines de interés particular.(2) Documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobación de cuentas y operaciones fiscales. El periodo de conservación de estos documentos se establecerá mediante reglas que preparará el Secretario de Hacienda, después de consultar al Contralor de Puerto Rico. Al promulgar estas reglas, el Secretario de Hacienda deberá considerar los contratos con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen dinero a programas públicos en Puerto Rico, que requieran la conservación de documentos fiscales relativos al funcionamiento del programa al que contribuyen, para propósitos de intervención fiscal.(3) Documentos no comprendidos en las categorías (1) y (2) que deban ser conservados por determinado tiempo o indefinidamente por constituir evidencia de título sobre propiedad pública o particular, o por cualquier razón de ley que justifique o haga necesaria su conservación.(4) Documentos no comprendidos en las categorías (1), (2) y (3) pero que, por su utilidad administrativa de uso diario en las operaciones de la dependencia, o por la información contenida, sean necesarios para constatar hechos pasados importantes o para utilizarse como referencia al proyectar futuras operaciones y trazar pautas de programas.(5) Documentos que por no estar comprendidos en las categorías (1), (2), (3) y (4) están listos para ser destruidos o trasladados al Archivo General.(j) Establecer los protocolos para seleccionar y publicar los documentos públicos que por razón de su contenido se considerarán confidenciales, los cuales no estarán sujetos a ser inspeccionados por cualquier ciudadano. Estos deberán ser específicos y limitativos. Dentro de estas clases, no podrá considerarse documento alguno que no haya sido expresamente definido en la reglamentación que se adoptará.(k) Indicar el procedimiento correcto para la disposición de los documentos y documentos públicos, de manera que estos sean irreproducibles.(l) Pautar procedimientos sobre la venta y disposición en contenedores de documentos y documentos públicos.(m) Señalar el procedimiento correcto para la disposición de los documentos públicos confidenciales, en colaboración con los jefes de las dependencias.(n) Establecer el procedimiento para la evaluación y tratamiento de documentos de valor permanente, en colaboración con el Archivo General.(o) Fijar el procedimiento para la evaluación y tratamiento de documentos de valor histórico.(p) Determinar los procedimientos para el traslado de documentos públicos a los archivos históricos que pertenezcan al Sistema de Archivos Públicos y al Archivo General.(q) Establecer los procedimientos para el procesamiento, organización y consulta de documentos históricos.(r) Crear los procedimientos para el manejo, conservación y acceso a los documentos digitales.(s) Instituir las políticas y procedimientos para la implementación de estrategias de preservación digital.(t) Establecer los formularios necesarios para uniformar los procedimientos del Programa y el Archivo General.(u) Disponer cualquier otra materia relacionada con los esfuerzos de conservación de información y documentos públicos y que sea menester reglamentar para su buen funcionamiento.
(a) Dictar las normas sustantivas y procesales que deberán seguirse en los sistemas de archivo (activo, inactivo e histórico) del Gobierno.
(b) Establecer los requisitos de los espacios de almacenamiento de los documentos públicos.
(c) Instaurar las normas, métodos y técnicas de conservación de documentos públicos a través de su ciclo de vida, independientemente de su formato.
(d) Determinar las normas, métodos y técnicas de digitalización de documentos públicos.
(e) Fijar los requisitos que se exigirán a los administradores y coordinadores de documentos, sus funciones y responsabilidades, los procedimientos para su designación, la intervención con estos y para el relevo de sus funciones.
(f) Establecer los requisitos y responsabilidades que se exigirán a los directores de los archivos históricos.
(g) Disponer los periodos de retención, incluyendo su revisión, evaluación y actualización, para cada dependencia, en colaboración con los jefes, administradores de documentos y el Archivo General.
(h) Constituir los procesos de conservación y acceso de documentos públicos para el Gobierno.
(i) Indicar las categorías y tipologías documentales para clasificar los documentos públicos, según su naturaleza y características, incluyendo:(1) Documentos cubiertos por legislación estatal o contrato con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen fondos a programas públicos del país, que obliguen a conservarlos sin límite de tiempo o por tiempo determinado. Estos documentos no podrán ser destruidos sin autorización expresa de ley, y sin que el jefe de la dependencia haya determinado previamente, con la aprobación del administrador de la jurisdicción a que pertenezca la dependencia, la inutilidad de tales documentos, tanto para fines públicos como para fines de interés particular.(2) Documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobación de cuentas y operaciones fiscales. El periodo de conservación de estos documentos se establecerá mediante reglas que preparará el Secretario de Hacienda, después de consultar al Contralor de Puerto Rico. Al promulgar estas reglas, el Secretario de Hacienda deberá considerar los contratos con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen dinero a programas públicos en Puerto Rico, que requieran la conservación de documentos fiscales relativos al funcionamiento del programa al que contribuyen, para propósitos de intervención fiscal.(3) Documentos no comprendidos en las categorías (1) y (2) que deban ser conservados por determinado tiempo o indefinidamente por constituir evidencia de título sobre propiedad pública o particular, o por cualquier razón de ley que justifique o haga necesaria su conservación.(4) Documentos no comprendidos en las categorías (1), (2) y (3) pero que, por su utilidad administrativa de uso diario en las operaciones de la dependencia, o por la información contenida, sean necesarios para constatar hechos pasados importantes o para utilizarse como referencia al proyectar futuras operaciones y trazar pautas de programas.(5) Documentos que por no estar comprendidos en las categorías (1), (2), (3) y (4) están listos para ser destruidos o trasladados al Archivo General.
(1) Documentos cubiertos por legislación estatal o contrato con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen fondos a programas públicos del país, que obliguen a conservarlos sin límite de tiempo o por tiempo determinado. Estos documentos no podrán ser destruidos sin autorización expresa de ley, y sin que el jefe de la dependencia haya determinado previamente, con la aprobación del administrador de la jurisdicción a que pertenezca la dependencia, la inutilidad de tales documentos, tanto para fines públicos como para fines de interés particular.
(2) Documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobación de cuentas y operaciones fiscales. El periodo de conservación de estos documentos se establecerá mediante reglas que preparará el Secretario de Hacienda, después de consultar al Contralor de Puerto Rico. Al promulgar estas reglas, el Secretario de Hacienda deberá considerar los contratos con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen dinero a programas públicos en Puerto Rico, que requieran la conservación de documentos fiscales relativos al funcionamiento del programa al que contribuyen, para propósitos de intervención fiscal.
(3) Documentos no comprendidos en las categorías (1) y (2) que deban ser conservados por determinado tiempo o indefinidamente por constituir evidencia de título sobre propiedad pública o particular, o por cualquier razón de ley que justifique o haga necesaria su conservación.
(4) Documentos no comprendidos en las categorías (1), (2) y (3) pero que, por su utilidad administrativa de uso diario en las operaciones de la dependencia, o por la información contenida, sean necesarios para constatar hechos pasados importantes o para utilizarse como referencia al proyectar futuras operaciones y trazar pautas de programas.
(5) Documentos que por no estar comprendidos en las categorías (1), (2), (3) y (4) están listos para ser destruidos o trasladados al Archivo General.
(j) Establecer los protocolos para seleccionar y publicar los documentos públicos que por razón de su contenido se considerarán confidenciales, los cuales no estarán sujetos a ser inspeccionados por cualquier ciudadano. Estos deberán ser específicos y limitativos. Dentro de estas clases, no podrá considerarse documento alguno que no haya sido expresamente definido en la reglamentación que se adoptará.
(k) Indicar el procedimiento correcto para la disposición de los documentos y documentos públicos, de manera que estos sean irreproducibles.
(l) Pautar procedimientos sobre la venta y disposición en contenedores de documentos y documentos públicos.
(m) Señalar el procedimiento correcto para la disposición de los documentos públicos confidenciales, en colaboración con los jefes de las dependencias.
(n) Establecer el procedimiento para la evaluación y tratamiento de documentos de valor permanente, en colaboración con el Archivo General.
(o) Fijar el procedimiento para la evaluación y tratamiento de documentos de valor histórico.
(p) Determinar los procedimientos para el traslado de documentos públicos a los archivos históricos que pertenezcan al Sistema de Archivos Públicos y al Archivo General.
(q) Establecer los procedimientos para el procesamiento, organización y consulta de documentos históricos.
(r) Crear los procedimientos para el manejo, conservación y acceso a los documentos digitales.
(s) Instituir las políticas y procedimientos para la implementación de estrategias de preservación digital.
(t) Establecer los formularios necesarios para uniformar los procedimientos del Programa y el Archivo General.
(u) Disponer cualquier otra materia relacionada con los esfuerzos de conservación de información y documentos públicos y que sea menester reglamentar para su buen funcionamiento.