(a) Cada jefe de agencias, dependencias, alcaldes, directores y otros directivos del Gobierno será responsable por velar por el cumplimiento con los siguientes deberes:(a) Designar un administrador de documentos y los coordinadores de documentos necesarios para la gestión de documentos públicos.(1) Cada dependencia deberá contar con un administrador de documentos, que será responsable de administrar el Programa dentro de esta.(2) Por su parte, los coordinadores de documentos serán responsables de gestionar los documentos en las diversas dependencias u oficinas del Gobierno y estos serán nombrados según la necesidad de la entidad o por recomendación del Programa, de acuerdo con el tamaño o complejidad de esta.(b) Establecer, en colaboración con el Programa y el Archivo General, los periodos de retención de documentos de las diversas series documentales y revisarlos cada cinco (5) años para asegurar el resguardo o disposición de la información según las necesidades.(1) Cada dependencia deberá preparar su lista de periodos de retención y enviarla para la evaluación y aprobación del Programa y el Archivo General. Esta será detallada según las series documentales establecidas. Los documentos confidenciales deberán incluirse en una lista distinta.(2) Según las leyes y reglamentos vigentes, el Programa revisará la lista, emitirá comentarios y una vez finalizada, será aprobada.(3) Los periodos de retención serán publicados y estarán accesibles al público.(4) Cada cinco (5) años, toda dependencia deberá revisar sus periodos de retención y someterlos al Programa para certificarlos o realizar los cambios pertinentes.(5) De requerirse cambios antes de la fecha dictada, estos podrán solicitarse mediante carta dirigida al Director del Programa(6) de la dependencia concernida, detallando en la solicitud los periodos a evaluar, la justificación para solicitar cualquier cambio, el impacto esperado y la nueva propuesta para su disposición. El Director del Programa evaluará la solicitud y determinará si aprueba o no dicho cambio. La enmienda deberá ser publicada junto a los periodos establecidos y a los cincos (5) años adecuar la lista con los cambios surgidos.(c) Realizar y someter al Programa un inventario anual de todos los documentos públicos existentes en sus respectivas dependencias, según el formulario dictado por el Programa.(1) El inventario anual deberá incluir todas las series documentales, así como la tipología y localización de la referida documentación.(d) Preparar y presentar al Programa anualmente listas de disposición de documentos de acuerdo con los periodos de retención, según el formulario y procedimiento dictado por el Programa.(1) Se preparará, como mínimo, una lista de disposición anual. Si la dependencia careciere de documentos que hayan cumplido con su periodo de retención, deberá emitir una carta al Programa indicando que en el año concernido no se someterá una lista de disposición.(A) El Programa remitirá al Archivo General las listas de disposición y el Archivero General las examinará y determinará si interesa retener algún documento para su continua conservación en el Archivo General.(B) El Archivero General notificará su determinación al respecto dentro de un término máximo de sesenta (60) días.(C) Los documentos reclamados por el Archivero General serán trasladados al Archivo General según los métodos indicados. El Archivero General extenderá un certificado de recibo para estos. Si se determina que los documentos deberán trasladarse a una dependencia o entidad educativa o cultural, esta extenderá un certificado de recibo con relación a dicha documentación a los funcionarios transferidores.(D) Aquellos documentos que el Archivero General no reclame, podrán ser destruidos por los administradores de documentos, previa autorización expresa del Programa.(e) Se le requerirá mantener y publicar el inventario de los documentos que serán sometidos para disposición, cuatro (4) meses antes de cumplir el periodo de retención para la evaluación y los comentarios de la ciudadanía.(1) Se deberá hacer accesible un formulario para que se puedan emitir comentarios al respecto, el cual facilitará su recibo y evaluación sobre cualquier cuestionamiento.(2) Este será discutido con el Programa y se emitirá públicamente la respuesta a la solicitud.(f) Cada dependencia mantendrá un inventario interno de los documentos aprobados para disposición o traslado. Esto se convertirá en un registro maestro de cada dependencia sobre la documentación existente y estará disponible para la revisión del Archivo General, en caso de ser solicitada.(1) Se incluirá en dicho registro la clasificación, y el periodo de retención, además de la cantidad de documentos aprobados para disposición o traslado y el espacio de almacenamiento liberado.(2) Dicha información deberá formar parte de los informes anuales que se someten a la Oficina del Gobernador de Puerto Rico o a las respectivas secretarías de los Cuerpos Legislativos, según se soliciten, y en los informes de transición.(g) Todas las dependencias remitirán a la Biblioteca Nacional de Puerto Rico y a la Colección Puertorriqueña de la Universidad de Puerto Rico una copia o ejemplar de toda información, boletín, revista o libro que se publique y circule en el Gobierno.
(a) Designar un administrador de documentos y los coordinadores de documentos necesarios para la gestión de documentos públicos.(1) Cada dependencia deberá contar con un administrador de documentos, que será responsable de administrar el Programa dentro de esta.(2) Por su parte, los coordinadores de documentos serán responsables de gestionar los documentos en las diversas dependencias u oficinas del Gobierno y estos serán nombrados según la necesidad de la entidad o por recomendación del Programa, de acuerdo con el tamaño o complejidad de esta.
(1) Cada dependencia deberá contar con un administrador de documentos, que será responsable de administrar el Programa dentro de esta.
(2) Por su parte, los coordinadores de documentos serán responsables de gestionar los documentos en las diversas dependencias u oficinas del Gobierno y estos serán nombrados según la necesidad de la entidad o por recomendación del Programa, de acuerdo con el tamaño o complejidad de esta.
(b) Establecer, en colaboración con el Programa y el Archivo General, los periodos de retención de documentos de las diversas series documentales y revisarlos cada cinco (5) años para asegurar el resguardo o disposición de la información según las necesidades.(1) Cada dependencia deberá preparar su lista de periodos de retención y enviarla para la evaluación y aprobación del Programa y el Archivo General. Esta será detallada según las series documentales establecidas. Los documentos confidenciales deberán incluirse en una lista distinta.(2) Según las leyes y reglamentos vigentes, el Programa revisará la lista, emitirá comentarios y una vez finalizada, será aprobada.(3) Los periodos de retención serán publicados y estarán accesibles al público.(4) Cada cinco (5) años, toda dependencia deberá revisar sus periodos de retención y someterlos al Programa para certificarlos o realizar los cambios pertinentes.(5) De requerirse cambios antes de la fecha dictada, estos podrán solicitarse mediante carta dirigida al Director del Programa(6) de la dependencia concernida, detallando en la solicitud los periodos a evaluar, la justificación para solicitar cualquier cambio, el impacto esperado y la nueva propuesta para su disposición. El Director del Programa evaluará la solicitud y determinará si aprueba o no dicho cambio. La enmienda deberá ser publicada junto a los periodos establecidos y a los cincos (5) años adecuar la lista con los cambios surgidos.
(1) Cada dependencia deberá preparar su lista de periodos de retención y enviarla para la evaluación y aprobación del Programa y el Archivo General. Esta será detallada según las series documentales establecidas. Los documentos confidenciales deberán incluirse en una lista distinta.
(2) Según las leyes y reglamentos vigentes, el Programa revisará la lista, emitirá comentarios y una vez finalizada, será aprobada.
(3) Los periodos de retención serán publicados y estarán accesibles al público.
(4) Cada cinco (5) años, toda dependencia deberá revisar sus periodos de retención y someterlos al Programa para certificarlos o realizar los cambios pertinentes.
(5) De requerirse cambios antes de la fecha dictada, estos podrán solicitarse mediante carta dirigida al Director del Programa
(6) de la dependencia concernida, detallando en la solicitud los periodos a evaluar, la justificación para solicitar cualquier cambio, el impacto esperado y la nueva propuesta para su disposición. El Director del Programa evaluará la solicitud y determinará si aprueba o no dicho cambio. La enmienda deberá ser publicada junto a los periodos establecidos y a los cincos (5) años adecuar la lista con los cambios surgidos.
(c) Realizar y someter al Programa un inventario anual de todos los documentos públicos existentes en sus respectivas dependencias, según el formulario dictado por el Programa.(1) El inventario anual deberá incluir todas las series documentales, así como la tipología y localización de la referida documentación.
(1) El inventario anual deberá incluir todas las series documentales, así como la tipología y localización de la referida documentación.
(d) Preparar y presentar al Programa anualmente listas de disposición de documentos de acuerdo con los periodos de retención, según el formulario y procedimiento dictado por el Programa.(1) Se preparará, como mínimo, una lista de disposición anual. Si la dependencia careciere de documentos que hayan cumplido con su periodo de retención, deberá emitir una carta al Programa indicando que en el año concernido no se someterá una lista de disposición.(A) El Programa remitirá al Archivo General las listas de disposición y el Archivero General las examinará y determinará si interesa retener algún documento para su continua conservación en el Archivo General.(B) El Archivero General notificará su determinación al respecto dentro de un término máximo de sesenta (60) días.(C) Los documentos reclamados por el Archivero General serán trasladados al Archivo General según los métodos indicados. El Archivero General extenderá un certificado de recibo para estos. Si se determina que los documentos deberán trasladarse a una dependencia o entidad educativa o cultural, esta extenderá un certificado de recibo con relación a dicha documentación a los funcionarios transferidores.(D) Aquellos documentos que el Archivero General no reclame, podrán ser destruidos por los administradores de documentos, previa autorización expresa del Programa.
(1) Se preparará, como mínimo, una lista de disposición anual. Si la dependencia careciere de documentos que hayan cumplido con su periodo de retención, deberá emitir una carta al Programa indicando que en el año concernido no se someterá una lista de disposición.(A) El Programa remitirá al Archivo General las listas de disposición y el Archivero General las examinará y determinará si interesa retener algún documento para su continua conservación en el Archivo General.(B) El Archivero General notificará su determinación al respecto dentro de un término máximo de sesenta (60) días.(C) Los documentos reclamados por el Archivero General serán trasladados al Archivo General según los métodos indicados. El Archivero General extenderá un certificado de recibo para estos. Si se determina que los documentos deberán trasladarse a una dependencia o entidad educativa o cultural, esta extenderá un certificado de recibo con relación a dicha documentación a los funcionarios transferidores.(D) Aquellos documentos que el Archivero General no reclame, podrán ser destruidos por los administradores de documentos, previa autorización expresa del Programa.
(A) El Programa remitirá al Archivo General las listas de disposición y el Archivero General las examinará y determinará si interesa retener algún documento para su continua conservación en el Archivo General.
(B) El Archivero General notificará su determinación al respecto dentro de un término máximo de sesenta (60) días.
(C) Los documentos reclamados por el Archivero General serán trasladados al Archivo General según los métodos indicados. El Archivero General extenderá un certificado de recibo para estos. Si se determina que los documentos deberán trasladarse a una dependencia o entidad educativa o cultural, esta extenderá un certificado de recibo con relación a dicha documentación a los funcionarios transferidores.
(D) Aquellos documentos que el Archivero General no reclame, podrán ser destruidos por los administradores de documentos, previa autorización expresa del Programa.
(e) Se le requerirá mantener y publicar el inventario de los documentos que serán sometidos para disposición, cuatro (4) meses antes de cumplir el periodo de retención para la evaluación y los comentarios de la ciudadanía.(1) Se deberá hacer accesible un formulario para que se puedan emitir comentarios al respecto, el cual facilitará su recibo y evaluación sobre cualquier cuestionamiento.(2) Este será discutido con el Programa y se emitirá públicamente la respuesta a la solicitud.
(1) Se deberá hacer accesible un formulario para que se puedan emitir comentarios al respecto, el cual facilitará su recibo y evaluación sobre cualquier cuestionamiento.
(2) Este será discutido con el Programa y se emitirá públicamente la respuesta a la solicitud.
(f) Cada dependencia mantendrá un inventario interno de los documentos aprobados para disposición o traslado. Esto se convertirá en un registro maestro de cada dependencia sobre la documentación existente y estará disponible para la revisión del Archivo General, en caso de ser solicitada.(1) Se incluirá en dicho registro la clasificación, y el periodo de retención, además de la cantidad de documentos aprobados para disposición o traslado y el espacio de almacenamiento liberado.(2) Dicha información deberá formar parte de los informes anuales que se someten a la Oficina del Gobernador de Puerto Rico o a las respectivas secretarías de los Cuerpos Legislativos, según se soliciten, y en los informes de transición.
(1) Se incluirá en dicho registro la clasificación, y el periodo de retención, además de la cantidad de documentos aprobados para disposición o traslado y el espacio de almacenamiento liberado.
(2) Dicha información deberá formar parte de los informes anuales que se someten a la Oficina del Gobernador de Puerto Rico o a las respectivas secretarías de los Cuerpos Legislativos, según se soliciten, y en los informes de transición.
(g) Todas las dependencias remitirán a la Biblioteca Nacional de Puerto Rico y a la Colección Puertorriqueña de la Universidad de Puerto Rico una copia o ejemplar de toda información, boletín, revista o libro que se publique y circule en el Gobierno.