(a) Cada dependencia deberá proveer los recursos necesarios para la gestión adecuada de los documentos públicos.
(b) Cada dependencia deberá redactar un manual de procedimientos internos para la gestión de documentos públicos, según la guía establecida por el Programa, que deberá ser sometido y aprobado por el Programa.
(c) Según los requisitos establecidos por el Programa, cada dependencia deberá proveer y mantener un espacio de almacenamiento adecuado para los documentos públicos.(1) Se requiere que cada dependencia tenga destinado un espacio de almacenamiento para los documentos activos, inactivos y de valor permanente.(A) Para asegurar el acceso a la información, la documentación de valor permanente para la dependencia se mantendrá almacenada en los predios de esta por un periodo de veinte (20) o cincuenta (50) años, según dictado por el Programa. Al cumplir este periodo, se podrá solicitar la evaluación de dicha documentación por el Archivo General, a fin de determinar si esta tiene valor histórico y deberá ser trasladada o conservada por la dependencia. La dependencia deberá mantener un inventario de dicha documentación y someterla anualmente al Archivo General.
(1) Se requiere que cada dependencia tenga destinado un espacio de almacenamiento para los documentos activos, inactivos y de valor permanente.(A) Para asegurar el acceso a la información, la documentación de valor permanente para la dependencia se mantendrá almacenada en los predios de esta por un periodo de veinte (20) o cincuenta (50) años, según dictado por el Programa. Al cumplir este periodo, se podrá solicitar la evaluación de dicha documentación por el Archivo General, a fin de determinar si esta tiene valor histórico y deberá ser trasladada o conservada por la dependencia. La dependencia deberá mantener un inventario de dicha documentación y someterla anualmente al Archivo General.
(A) Para asegurar el acceso a la información, la documentación de valor permanente para la dependencia se mantendrá almacenada en los predios de esta por un periodo de veinte (20) o cincuenta (50) años, según dictado por el Programa. Al cumplir este periodo, se podrá solicitar la evaluación de dicha documentación por el Archivo General, a fin de determinar si esta tiene valor histórico y deberá ser trasladada o conservada por la dependencia. La dependencia deberá mantener un inventario de dicha documentación y someterla anualmente al Archivo General.
(d) Se deberá adecuar un espacio que permita la consulta de documentos activos, inactivos y permanentes, según lo dispuesto por las secs. 9911 et seq. de este título, conocidas como “Ley de Transparencia y Procedimiento Expedito para el Acceso a la Información Pública”.
(e) Cada dependencia contará con una Oficina de Reciclaje, que trabajará en conjunto con el administrador de documentos y los coordinadores de documentos para la disposición adecuada de documentos cuya destrucción fue aprobada.(1) En la Oficina de Reciclaje es donde se ubicarán las trituradoras de papel. Para asegurar que no se destruyan documentos cuya destrucción no haya sido autorizada, la ubicación de las trituradoras no será autorizada para ninguna otra área de las dependencias, a menos que el Programa otorgue un permiso temporero o especial como excepción.
(1) En la Oficina de Reciclaje es donde se ubicarán las trituradoras de papel. Para asegurar que no se destruyan documentos cuya destrucción no haya sido autorizada, la ubicación de las trituradoras no será autorizada para ninguna otra área de las dependencias, a menos que el Programa otorgue un permiso temporero o especial como excepción.