(a) A pesar de que el Archivo General es la entidad que custodia la documentación histórica de Puerto Rico, se reconoce que los municipios y varias dependencias deben, a su vez, mantener documentos históricos (de más de cincuenta (50) años), ya sea porque: la documentación que conservan es necesaria para sus gestiones diarias; existen leyes que especifican la localización y custodia de ciertos documentos; o se atienden diversos niveles de conservación según las necesidades de cada municipio o dependencia.
(b) Para atender de forma uniforme y asegurar la conservación y acceso adecuado a dicha documentación pública, se establece el Sistema de Archivos Históricos Públicos, el cual estará compuesto por archivos históricos municipales y archivos históricos en las diversas dependencias, corporaciones, universidades públicas y cualquier otra entidad pública del Gobierno que tenga bajo su custodia documentos históricos.(1) El Sistema de Archivos Históricos Públicos será administrado por el Archivero General, o su delegado, y se regirá por las prácticas y procedimientos establecidos por el Archivo General al ser custodios de documentos de valor histórico y permanente.(2) El jefe de cada dependencia designará a un director del archivo histórico que será responsable de aplicar las leyes y reglamentos pertinentes.(A) Todo director de archivo histórico coordinará los trabajos que habrá de realizar con el Archivero General, quien estará a cargo de la fiscalización de sus labores.(B) Los directores de archivos históricos trabajarán de la mano con los administradores de documentos para asegurar la identificación de documentos históricos en las dependencias.(3) . Los directores de archivos históricos se regirán por las mismas leyes y reglamentos dictados en este capítulo.(A) Estos se encargarán de la creación de manuales de procedimientos internos a ser aprobados por el Archivo General.(4) Los traslados de documentos públicos a los archivos que pertenecen al Sistema de Archivos Históricos Públicos se realizarán mediante listas de disposición y de acuerdo con los periodos de retención acordados por el Programa y el Archivo General.(A) El Archivero General, mediante la evaluación de las listas de disposición, realizará la recomendación de traslado, cuyo recibo se coordinará con el director de archivo histórico.(i) Para fines de constancia, el director de archivo histórico se incluirá en las comunicaciones entre el Programa y el Archivo General.(5) Los directores de archivos históricos someterán informes anuales sobre la documentación bajo su custodia.
(1) El Sistema de Archivos Históricos Públicos será administrado por el Archivero General, o su delegado, y se regirá por las prácticas y procedimientos establecidos por el Archivo General al ser custodios de documentos de valor histórico y permanente.
(2) El jefe de cada dependencia designará a un director del archivo histórico que será responsable de aplicar las leyes y reglamentos pertinentes.(A) Todo director de archivo histórico coordinará los trabajos que habrá de realizar con el Archivero General, quien estará a cargo de la fiscalización de sus labores.(B) Los directores de archivos históricos trabajarán de la mano con los administradores de documentos para asegurar la identificación de documentos históricos en las dependencias.
(A) Todo director de archivo histórico coordinará los trabajos que habrá de realizar con el Archivero General, quien estará a cargo de la fiscalización de sus labores.
(B) Los directores de archivos históricos trabajarán de la mano con los administradores de documentos para asegurar la identificación de documentos históricos en las dependencias.
(3) . Los directores de archivos históricos se regirán por las mismas leyes y reglamentos dictados en este capítulo.(A) Estos se encargarán de la creación de manuales de procedimientos internos a ser aprobados por el Archivo General.
(A) Estos se encargarán de la creación de manuales de procedimientos internos a ser aprobados por el Archivo General.
(4) Los traslados de documentos públicos a los archivos que pertenecen al Sistema de Archivos Históricos Públicos se realizarán mediante listas de disposición y de acuerdo con los periodos de retención acordados por el Programa y el Archivo General.(A) El Archivero General, mediante la evaluación de las listas de disposición, realizará la recomendación de traslado, cuyo recibo se coordinará con el director de archivo histórico.(i) Para fines de constancia, el director de archivo histórico se incluirá en las comunicaciones entre el Programa y el Archivo General.
(A) El Archivero General, mediante la evaluación de las listas de disposición, realizará la recomendación de traslado, cuyo recibo se coordinará con el director de archivo histórico.(i) Para fines de constancia, el director de archivo histórico se incluirá en las comunicaciones entre el Programa y el Archivo General.
(i) Para fines de constancia, el director de archivo histórico se incluirá en las comunicaciones entre el Programa y el Archivo General.
(5) Los directores de archivos históricos someterán informes anuales sobre la documentación bajo su custodia.
(c) Municipios.— (1) Cada municipio creará, mantendrá y proveerá los recursos necesarios para el establecimiento de un archivo histórico municipal, siempre y cuando los recursos económicos municipales lo permitan.(A) Se mantendrán los archivos históricos que existen al momento de la aprobación de esta Ley, a saber de San Germán, Mayagüez, Ponce, Caguas y Carolina, pero los mismos estarán sujetos a los nuevos procedimientos dispuestos en esta sección.(2) Los municipios que no deseen mantener la custodia permanente de los documentos históricos e interesen trasladar los mismos al Archivo General, podrán realizar una solicitud a tal efecto al Archivo General, así como el establecimiento de un acuerdo de colaboración con el Instituto de Cultura Puertorriqueña.(3) Las especificaciones sobre los espacios de almacenamiento serán fijadas por el Archivo General, evaluando cada caso en particular, y tomando siempre en consideración la disponibilidad de locales, el presupuesto y la necesidad específica de cada municipio.(4) Los documentos trasladados conservarán su carácter público y se mantendrán como documentos públicos, que podrán ser consultados y a los cuales deberá proveerse acceso gratuito a la ciudadanía.(A) Se deberá habilitar una sala o área designada de consulta que permita a la ciudadanía realizar la consulta de los documentos públicos.(5) De interesar recibir donaciones de colecciones privadas, ello deberá realizarse mediante acuerdo de donación y en coordinación con el Archivo General.(A) El recibo de estas colecciones no podrá poner en riesgo la conservación de los documentos públicos.
(1) Cada municipio creará, mantendrá y proveerá los recursos necesarios para el establecimiento de un archivo histórico municipal, siempre y cuando los recursos económicos municipales lo permitan.(A) Se mantendrán los archivos históricos que existen al momento de la aprobación de esta Ley, a saber de San Germán, Mayagüez, Ponce, Caguas y Carolina, pero los mismos estarán sujetos a los nuevos procedimientos dispuestos en esta sección.
(A) Se mantendrán los archivos históricos que existen al momento de la aprobación de esta Ley, a saber de San Germán, Mayagüez, Ponce, Caguas y Carolina, pero los mismos estarán sujetos a los nuevos procedimientos dispuestos en esta sección.
(2) Los municipios que no deseen mantener la custodia permanente de los documentos históricos e interesen trasladar los mismos al Archivo General, podrán realizar una solicitud a tal efecto al Archivo General, así como el establecimiento de un acuerdo de colaboración con el Instituto de Cultura Puertorriqueña.
(3) Las especificaciones sobre los espacios de almacenamiento serán fijadas por el Archivo General, evaluando cada caso en particular, y tomando siempre en consideración la disponibilidad de locales, el presupuesto y la necesidad específica de cada municipio.
(4) Los documentos trasladados conservarán su carácter público y se mantendrán como documentos públicos, que podrán ser consultados y a los cuales deberá proveerse acceso gratuito a la ciudadanía.(A) Se deberá habilitar una sala o área designada de consulta que permita a la ciudadanía realizar la consulta de los documentos públicos.
(A) Se deberá habilitar una sala o área designada de consulta que permita a la ciudadanía realizar la consulta de los documentos públicos.
(5) De interesar recibir donaciones de colecciones privadas, ello deberá realizarse mediante acuerdo de donación y en coordinación con el Archivo General.(A) El recibo de estas colecciones no podrá poner en riesgo la conservación de los documentos públicos.
(A) El recibo de estas colecciones no podrá poner en riesgo la conservación de los documentos públicos.
(d) Rama Legislativa, Rama Judicial, sus respectivas dependencias, y la Oficina del Contralor de Puerto Rico.— La Rama Legislativa, Rama Judicial y sus respectivas dependencias, así como la Oficina del Contralor de Puerto Rico, en cumplimiento con los preceptos establecidos en la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, implementarán sus propios programas de administración de documentos públicos de dichas Ramas en particular, incluyendo a sus respectivas dependencias, y la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Sin embargo, la Rama Legislativa y la Rama Judicial, sus respectivas dependencias, y la Oficina del Contralor de Puerto Rico podrán transferir documentos históricos al Archivo General, mediante acuerdos colaborativos y en cumplimiento con las disposiciones de este capítulo.
(e) Otras entidades custodias de documentos públicos.— (1) Los Depositarios de Archivos y Reliquias de Ex-Gobernadores y Ex-Primeras Damas de Puerto Rico (secs. 1040 et seq. de este título), al mantener documentación histórica de carácter público, podrán formar parte del Sistema de Archivos Históricos Públicos.(2) Una vez los documentos públicos de índole histórico hayan cumplido su periodo de retención, podrán ser trasladados, con el aval del Programa y el Archivo General, a la entidad que será su custodia.(3) En caso de no existir alguna entidad legalmente registrada, estos pasarán al Archivo General.
(1) Los Depositarios de Archivos y Reliquias de Ex-Gobernadores y Ex-Primeras Damas de Puerto Rico (secs. 1040 et seq. de este título), al mantener documentación histórica de carácter público, podrán formar parte del Sistema de Archivos Históricos Públicos.
(2) Una vez los documentos públicos de índole histórico hayan cumplido su periodo de retención, podrán ser trasladados, con el aval del Programa y el Archivo General, a la entidad que será su custodia.
(3) En caso de no existir alguna entidad legalmente registrada, estos pasarán al Archivo General.
(f) Registro.— (1) Se creará un Registro de aquellos archivos históricos, que forman parte del Sistema de Archivos Históricos Públicos, ubicados en las diversas dependencias del Gobierno, municipios y otras entidades.
(1) Se creará un Registro de aquellos archivos históricos, que forman parte del Sistema de Archivos Históricos Públicos, ubicados en las diversas dependencias del Gobierno, municipios y otras entidades.