(a) Aplicación.— Registro electrónico creado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico para que las entidades notifiquen las pérdidas o las irregularidades en el manejo de los bienes públicos.
(b) Bienes públicos.— Propiedad y fondos públicos bajo el dominio, control o custodia de las entidades.
(c) Entidad.— Se refiere a las entidades gubernamentales de la Rama Ejecutiva y municipales indistintamente.
(d) Entidad gubernamental.— Incluye todo departamento, entidad, instrumentalidad, junta, comisión, administración, oficina y cualquier otro organismo del Gobierno de Puerto Rico, así como toda corporación pública, sus subsidiarias, o cualquier entidad gubernamental que tenga personalidad jurídica propia, creada por ley o que en el futuro pudiera crearse, sin excepción alguna.
(e) Entidad municipal.— Se refiere a los municipios del Gobierno de Puerto Rico, incluidas las corporaciones municipales especiales, y las áreas locales de desarrollo laboral o cualquier entidad que en el futuro pudiera crearse, sin excepción alguna.
(f) Fecha de la determinación.— Día, mes y año que el funcionario principal de la entidad o su representante autorizado toma la determinación final en cuanto a si hubo falta, culpa o negligencia.
(g) Fondos públicos.— Dinero, los bonos u obligaciones, los valores, los sellos electrónicos, los comprobantes de rentas internas, los comprobantes de deudas y propiedad perteneciente al Gobierno de Puerto Rico, departamentos, entidades, juntas y demás dependencias, corporaciones públicas y sus subsidiarias, los municipios y las divisiones políticas. También incluye el dinero recaudado por personas o entidades privadas que mediante acuerdo o por autoridad de ley realizan gestiones o cobro de patentes, derechos, impuestos, contribuciones, servicios, o del dinero que se adeude al Gobierno de Puerto Rico por cualquier otra obligación u otra gestión o para el cobro de sellos o derechos para instrumentos públicos o documentos notariales. Cuando se trate de bonos, obligaciones, valores y comprobantes de deuda, el término incluye no solo el documento que evidencie la obligación, sino también el dinero, los bonos, los valores u obligaciones que se obtengan como producto de la emisión, la compra, la ejecución, el financiamiento, el refinanciamiento o por cualquier otra transacción con aquellas. Esto incluye todas las asignaciones de fondos provenientes del Gobierno Federal.
(h) Funcionario principal.— El funcionario que ocupe el puesto de más alta jerarquía en la dirección de la entidad. Será toda persona que ocupe el cargo en función de ser la autoridad nominadora en la entidad gubernamental o en la entidad municipal, independientemente de la forma y manera en que advenga en función de tal autoridad.
(i) Investigación administrativa.— Constituye un procedimiento cuyo propósito es obtener información para determinar o comprobar la existencia de actos o hechos irregulares o ilícitos e identificar a las personas responsables de esta conducta. Cada entidad establecerá las políticas o procedimientos internos necesarios para llevar a cabo sus investigaciones.
(j) Investigación externa.— Investigación realizada por las autoridades competentes externas a través de una querella que realiza la entidad para notificar el suceso.
(k) Irregularidad.— Cuando cualquier funcionario o empleado se encuentre al descubierto en sus cuentas, no ha rendido cuenta cabal, haya dispuesto de fondos o propiedad pública para fines no autorizados por ley, o que cualquiera de sus funcionarios o empleados o persona particular sin autorización legal ha usado, destruido, dispuesto o se ha beneficiado de fondos o bienes públicos bajo el dominio, control o custodia de la entidad.
(l) Oficial de Enlace.— Funcionario o empleado público designado por el funcionario principal para registrar en la aplicación las notificaciones de las pérdidas o las irregularidades de bienes o fondos públicos ocurridas en la entidad.
(m) Pérdida.— Destrucción o menoscabo de bienes; privación de lo que se poseía.
(n) Propiedad pública.— Todos los bienes muebles o los inmuebles pertenecientes a las entidades, adquiridos mediante donación, confiscación, compra, traspaso, cesión o por otros medios.
(o) Registrar.— Entrada de datos requerida en la aplicación.
(p) Restitución.— Acto que trata de devolver la situación al estado previo a la comisión de un delito, en la medida de lo posible o, en sentido más estricto, la devolución al legítimo propietario de aquello que le ha sido sustraído o retenido injustamente.