(a) El funcionario principal será responsable de hacer cumplir las disposiciones de este capítulo, aun cuando delegue esta responsabilidad en un representante autorizado. El funcionario principal se asegurará de:(a) Mantener su propio registro para el control de los casos sobre las pérdidas o las irregularidades relacionadas con los fondos o propiedad pública. Se reportará todo, sin límite de cantidad ni costo.(b) Designar uno o varios oficiales de enlace para registrar las notificaciones y autorizar el acceso de estos oficiales al registro mediante el método establecido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico.(c) Designar la unidad que va a ser responsable de realizar la investigación administrativa.(d) Ordenar una investigación administrativa para determinar las causas y las circunstancias en la que se produjo la pérdida o la irregularidad. Esta investigación tiene que ordenarse antes de diez (10) días laborables, luego que se detecta o se descubre la pérdida. La mencionada investigación no debe exceder de los veinte (20) días laborables desde que el funcionario principal ordena la misma.(e) Evaluar la prueba recopilada en la investigación administrativa y tomar la determinación final sobre si hubo negligencia o si el funcionario o empleado obtuvo beneficios no permitidos por ley para sí o para otra persona.(f) Notificar a la Oficina del Contralor de Puerto Rico no más tarde de los diez (10) días laborables la pérdida o la disposición de los bienes y los fondos públicos, después de la investigación administrativa.(g) Imponer sanciones administrativas en los casos en que la pérdida no exceda de cinco mil dólares ($5,000) y notificar al Secretario de Justicia las que excedan esta cantidad para que se impongan las sanciones que correspondan. También será responsable de notificar a los Secretarios de Justicia y de Hacienda sobre el incumplimiento de cualquier funcionario o empleado con las sanciones impuestas para que procedan con el trámite correspondiente. Disponiéndose, que el Secretario de Justicia determinará si procede imponer alguna otra sanción o instar acción judicial para asegurar el cumplimiento.(h) Certificar bajo juramento, en o antes del 31 de agosto de cada año, que ha cumplido con las disposiciones de este capítulo y que no ha tenido o que ha notificado las pérdidas o las irregularidades en el manejo de fondos o propiedad pública durante el año fiscal. Esta certificación se realizará en el formato que el Contralor de Puerto Rico determine.(i) Notificar al Secretario de Justicia cuando la cuenta al descubierto o el valor de los bienes en cuestión exceda de la cantidad de cinco mil dólares ($5,000), o en todo caso en que el resultado de la investigación tienda a establecer la comisión de un delito. Además, en los casos en que el funcionario principal de la entidad, o su representante autorizado, encuentre al personal responsable de la irregularidad, ordenará las acciones y las sanciones que procedan. Cuando la entidad no logre el cumplimiento de las acciones y las sanciones que imponga al personal responsable de la irregularidad, notificará el hecho al Secretario de Justicia para que determine si procede imponer alguna otra sanción o instar una acción judicial para asegurar el cumplimiento de esta, independientemente del importe de la irregularidad.(j) Independientemente de la acción que tome la Oficina del Contralor de Puerto Rico y el Departamento de Justicia ante una irregularidad, las entidades podrán determinar la acción administrativa que corresponda y le notificarán la misma a la referida Oficina y al Departamento, así como al Secretario de Hacienda.(k) Establecer controles internos para asegurarse de que se cumpla con las normas establecidas en este capítulo.
(a) Mantener su propio registro para el control de los casos sobre las pérdidas o las irregularidades relacionadas con los fondos o propiedad pública. Se reportará todo, sin límite de cantidad ni costo.
(b) Designar uno o varios oficiales de enlace para registrar las notificaciones y autorizar el acceso de estos oficiales al registro mediante el método establecido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico.
(c) Designar la unidad que va a ser responsable de realizar la investigación administrativa.
(d) Ordenar una investigación administrativa para determinar las causas y las circunstancias en la que se produjo la pérdida o la irregularidad. Esta investigación tiene que ordenarse antes de diez (10) días laborables, luego que se detecta o se descubre la pérdida. La mencionada investigación no debe exceder de los veinte (20) días laborables desde que el funcionario principal ordena la misma.
(e) Evaluar la prueba recopilada en la investigación administrativa y tomar la determinación final sobre si hubo negligencia o si el funcionario o empleado obtuvo beneficios no permitidos por ley para sí o para otra persona.
(f) Notificar a la Oficina del Contralor de Puerto Rico no más tarde de los diez (10) días laborables la pérdida o la disposición de los bienes y los fondos públicos, después de la investigación administrativa.
(g) Imponer sanciones administrativas en los casos en que la pérdida no exceda de cinco mil dólares ($5,000) y notificar al Secretario de Justicia las que excedan esta cantidad para que se impongan las sanciones que correspondan. También será responsable de notificar a los Secretarios de Justicia y de Hacienda sobre el incumplimiento de cualquier funcionario o empleado con las sanciones impuestas para que procedan con el trámite correspondiente. Disponiéndose, que el Secretario de Justicia determinará si procede imponer alguna otra sanción o instar acción judicial para asegurar el cumplimiento.
(h) Certificar bajo juramento, en o antes del 31 de agosto de cada año, que ha cumplido con las disposiciones de este capítulo y que no ha tenido o que ha notificado las pérdidas o las irregularidades en el manejo de fondos o propiedad pública durante el año fiscal. Esta certificación se realizará en el formato que el Contralor de Puerto Rico determine.
(i) Notificar al Secretario de Justicia cuando la cuenta al descubierto o el valor de los bienes en cuestión exceda de la cantidad de cinco mil dólares ($5,000), o en todo caso en que el resultado de la investigación tienda a establecer la comisión de un delito. Además, en los casos en que el funcionario principal de la entidad, o su representante autorizado, encuentre al personal responsable de la irregularidad, ordenará las acciones y las sanciones que procedan. Cuando la entidad no logre el cumplimiento de las acciones y las sanciones que imponga al personal responsable de la irregularidad, notificará el hecho al Secretario de Justicia para que determine si procede imponer alguna otra sanción o instar una acción judicial para asegurar el cumplimiento de esta, independientemente del importe de la irregularidad.
(j) Independientemente de la acción que tome la Oficina del Contralor de Puerto Rico y el Departamento de Justicia ante una irregularidad, las entidades podrán determinar la acción administrativa que corresponda y le notificarán la misma a la referida Oficina y al Departamento, así como al Secretario de Hacienda.
(k) Establecer controles internos para asegurarse de que se cumpla con las normas establecidas en este capítulo.