(a) Las dependencias ordenarán obligaciones y desembolsos de sus fondos públicos únicamente para obligar o pagar servicios, suministros de materiales y equipo, reclamaciones u otros conceptos que estuvieran autorizados por ley. El Secretario contabilizará las obligaciones y efectuará y contabilizará los desembolsos a través de documentos electrónicos que sometan las dependencias, los cuales serán previamente aprobadas para obligación o pago por el jefe de la dependencia correspondiente o por el funcionario o empleado que este designare como su representante autorizado. Los Cuerpos Legislativos diseñarán y aprobarán sus propios sistemas y procedimientos para regir sus obligaciones y desembolsos de fondos.
(b) El Secretario podrá nombrar, a solicitud del jefe de la dependencia interesada o cuando lo creyere conveniente al bienestar de servicio, pagadores en las propias dependencias, y entidades corporativas cuyos fondos están bajo la custodia del Secretario, excluyendo a los municipios, para hacer aquellos desembolsos de dinero que se le autoricen. Estos pagadores se considerarán representantes del Secretario, y se regirán por la reglamentación que dicho Secretario prescriba.
(c) El Secretario queda, además, autorizado para nombrar pagador a cualquier funcionario o empleado de cualquier dependencia o a cualquier persona particular, aunque no sea empleado o funcionario público, que fuere designado para realizar cualquier misión oficial fuera de Puerto Rico por el Gobernador o el funcionario que él designe en el caso de las dependencias ejecutivas; por el Juez Presidente del Tribunal Supremo o el funcionario que él designe en el caso de dependencias judiciales; por el Director de la Oficina del Procurador del Ciudadano, o el funcionario que éstos designen, respecto a sus Oficinas. Toda persona nombrada pagador por el Secretario, a tono con las disposiciones de esta sección, estará sujeta a las reglas que establezca el Secretario. Disponiéndose, que el pagador especial nombrado por el Secretario conforme al inciso (b) para las dependencias judiciales, será responsable y estará autorizado para desembolsar los pagos por todos los conceptos que deba efectuar el Tribunal General de Justicia, en relación a cualquier misión oficial al exterior que realicen los jueces, funcionarios y empleados. Los gastos de viaje y dietas de las personas nombradas para realizar misiones encomendables por las dependencias judiciales y legislativas se regirán por las reglas que establezcan el Juez Presidente del Tribunal Supremo y por la Oficina del Procurador del Ciudadano, respecto a sus Oficinas. Los Cuerpos Legislativos aprobarán y adoptarán sus propias reglas y procedimientos para nombrar pagador a cualquier funcionario, empleado o persona particular que fuere designado para realizar cualquier misión oficial fuera de Puerto Rico. A éstos les aplicará el reglamento para gastos de viaje y dietas que el Presidente de cada Cuerpo apruebe y adopte para ejercer el control de esta función. En el caso de funcionarios y empleados de entidades legislativas conjuntas, será necesaria la aprobación de la orden de viaje por los Presidentes de ambas Cámaras. Se aplicarán a estos funcionarios y empleados las reglas de gastos de viaje y dietas que ambos Presidentes acuerden. No se podrá desembolsar del Presupuesto asignado a la Rama Ejecutiva, Legislativa y Judicial gastos de viajes y dietas a los cónyuges y/o familiares cercanos que acompañen a los Jefes de Departamentos y Funcionarios en misiones oficiales en Puerto Rico y el exterior. Esta prohibición es extensiva a las corporaciones públicas y a cualquier otra instrumentalidad adscrita a las tres Ramas. Esta disposición no aplica al Gobernador de Puerto Rico, al Secretario de Estado. Tampoco aplicará al Juez Presidente del Tribunal Supremo de Puerto Rico, ni a los Presidentes de las Cámaras Legislativas, siempre que previo al viaje oficial se evidencie que el desembolso responde directamente a un fin público. Se les permitirá a estos funcionarios, cuya disposición no aplica, designar a una persona que sustituiría al cónyuge en el caso de éstos no tener.
No se podrá desembolsar del Presupuesto asignado a la Rama Ejecutiva, Legislativa y Judicial gastos de viajes y dietas a los cónyuges y/o familiares cercanos que acompañen a los Jefes de Departamentos y Funcionarios en misiones oficiales en Puerto Rico y el exterior. Esta prohibición es extensiva a las corporaciones públicas y a cualquier otra instrumentalidad adscrita a las tres Ramas. Esta disposición no aplica al Gobernador de Puerto Rico, al Secretario de Estado. Tampoco aplicará al Juez Presidente del Tribunal Supremo de Puerto Rico, ni a los Presidentes de las Cámaras Legislativas, siempre que previo al viaje oficial se evidencie que el desembolso responde directamente a un fin público. Se les permitirá a estos funcionarios, cuya disposición no aplica, designar a una persona que sustituiría al cónyuge en el caso de éstos no tener.
(d) Los gastos de viaje y dietas, incluyendo viajes fuera de Puerto Rico, de las personas nombradas para realizar misiones encomendables por las dependencias judiciales, legislativas, municipales y Cuerpos Legislativos se regirán por las reglas que establezcan el Juez Presidente del Tribunal Supremo, los Presidentes de las Cámaras en cuanto a éstas y el Director de la Oficina del Procurador del Ciudadano, respecto a sus Oficinas y por la Legislatura Municipal correspondiente en cuanto a los municipios. En el caso de funcionarios y empleados de entidades legislativas conjuntas, será necesaria la aprobación de la orden de viaje por los Presidentes de ambas Cámaras. Se aplicarán a estos funcionarios y empleados las reglas de gastos de viaje y dietas que ambos Presidentes acuerden.
(e) Los desembolsos que efectúen el Secretario y los pagadores nombrados por el Secretario, serán por servicios, suministros, materiales y cualesquiera otros bienes rendidos a suplidos. Nada de la aquí dispuesto tendrá el efecto de que no se puedan pagar otras reclamaciones contra el gobierno, tales como el pago de billetes premiados de la Lotería de Puerto Rico, indemnizaciones del Fondo del Seguro del Estado y otros pagos análogas. El Secretario podrá efectuar o autorizar a los pagadores a efectuar pagos por adelantado de aquellos servicios a suministros que según costumbre o práctica comercial se pagaren por anticipado, cuando la necesidad del servicio así lo requiera. Los Cuerpos Legislativos aprobarán y adoptarán sus propias reglas y procedimientos para regir el objetivo de esta función.
(f) Todos los desembolsos que efectúe el Secretario y los pagadores nombrados por él se harán directamente a las personas o entidades que hayan prestado las servicios o suplido los suministros o materiales, o a los cesionarios bona fide según dispuesto en la sec. 902 de este título. El Secretario podrá reembolsar, directamente o por mediación de pagadores, los gastos incurridos por funcionarios y empleados públicos a quienes por el bien del servicio se les autorice a efectuar desembolsos de sus fondos particulares para fines públicos. Los Cuerpos Legislativos aprobarán y adoptarán sus propias reglas y procedimientos, cónsonas con los objetivos que persigue este inciso.
(g) Los jefes de las dependencias o sus representantes autorizadas serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que sometan para pago al Secretario o a un pagador debidamente nombrado por el Secretario. Responderán, además, al gobierno, con sus fondos o bienes personales, por cualquier pago ilegal, impropio o incorrecto, que el Secretario o un pagador hiciere por haber sido dicho pago certificado como legal y correcto por el jefe de la dependencia o por su representante autorizado. Los Cuerpos Legislativos aprobarán y adoptarán sus propias reglas y procedimientos para lograr el objetivo que persigue este inciso.
(h) El Secretario podrá relevar a cualquier funcionario o empleado de una dependencia ejecutiva de responsabilidad pecuniaria por cualquier pago ilegal o incorrecto, cuando de la investigación que él, el Contralor de Puerto Rico, o ambos en conjunto efectúen se determine que:(1) El funcionario o empleado no actuó intencionalmente en perjuicio de los intereses del Gobierno, y(2) el Gobierno recibió servicios o suministros que propiamente justificaban el pago.Las dependencias judiciales y legislativas se regirán por las reglas que a estos efectos establezcan el Juez Presidente del Tribunal Supremo, y el Director de la Oficina de Procurador del Ciudadano, respectivamente, de acuerdo con la legislación vigente. Los Presidentes de ambas Cámaras aprobarán y adoptarán las reglas que regirán el objetivo que persigue este inciso.Las disposiciones de este inciso no limitan la facultad que otras leyes confieren a los jefes de dependencias para tomar acción disciplinaria contra sus funcionarios y empleados por actuaciones ilegales o incorrectas en el desempeño de sus funciones oficiales.
(1) El funcionario o empleado no actuó intencionalmente en perjuicio de los intereses del Gobierno, y
(2) el Gobierno recibió servicios o suministros que propiamente justificaban el pago.
Las dependencias judiciales y legislativas se regirán por las reglas que a estos efectos establezcan el Juez Presidente del Tribunal Supremo, y el Director de la Oficina de Procurador del Ciudadano, respectivamente, de acuerdo con la legislación vigente. Los Presidentes de ambas Cámaras aprobarán y adoptarán las reglas que regirán el objetivo que persigue este inciso.
Las disposiciones de este inciso no limitan la facultad que otras leyes confieren a los jefes de dependencias para tomar acción disciplinaria contra sus funcionarios y empleados por actuaciones ilegales o incorrectas en el desempeño de sus funciones oficiales.
(i) Será deber de los jefes de las dependencias, entidades corporativas y Cuerpos Legislativos y del Secretario evitar aquellos gastos de fondos públicos que a su juicio sean extravagantes, excesivos e innecesarios. Se entenderá por cada uno de estos términos lo siguiente:(1) Extravagante.— Gasto fuera de orden y de lo común, contra razón, ley o costumbre, que no se ajuste a las normas de utilidad y austeridad del momento.(2) Excesivo.— Gasto por artículos, suministros o servicios cuyos precios cotizados sean mayores que aquellos que normalmente se cotizan en el mercado en el momento de la adquisición o compra de los mismos o cuando exista un producto sustituto más barato e igualmente durable, que pueda servir para el mismo fin con igual resultado o efectividad.(3) Innecesario.— Gasto por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que la dependencia o entidad corporativa pueda desempeñar las funciones que por ley se le han encomendado.
(1) Extravagante.— Gasto fuera de orden y de lo común, contra razón, ley o costumbre, que no se ajuste a las normas de utilidad y austeridad del momento.
(2) Excesivo.— Gasto por artículos, suministros o servicios cuyos precios cotizados sean mayores que aquellos que normalmente se cotizan en el mercado en el momento de la adquisición o compra de los mismos o cuando exista un producto sustituto más barato e igualmente durable, que pueda servir para el mismo fin con igual resultado o efectividad.
(3) Innecesario.— Gasto por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que la dependencia o entidad corporativa pueda desempeñar las funciones que por ley se le han encomendado.
(j) El Secretario, los pagadores nombrados por el Secretario, los municipios, las instrumentalidades, las entidades corporativas y Cuerpos Legislativos no efectuarán pagos a persona natural o jurídica alguna que por cualquier concepto tenga deudas vencidas con el Estado Libre Asociado de Puerto Rico o con algún municipio. Cuando hubiere razones justificadas, los intereses del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o del municipio correspondiente resultaren beneficiados, y el Secretario lo aprobare, en los casas en que la deuda es con el Estado Libre Asociado o el alcalde del municipio que correspondiera si la deuda es con un municipio, podrán hacerse los pagos que sean necesarios a aquellas personas que estén en deuda con el Estado Libre Asociado o con algún municipio y que continúen prestando servicios o suministrando materiales o equipo al gobierno, a los municipios, a las instrumentalidades y a las entidades corporativas o Cuerpos Legislativos. Las cantidades retenidas en cumplimiento de este inciso serán aplicadas a la deuda de la persona natural o jurídica a la cual se le retuvieren. Disponiéndose, que si la persona natural o jurídica a quien se le fuera a hacer la retención estuviere en deuda con el Estado Libre Asociado y simultáneamente con uno o más municipios, la deuda del Estado Libre Asociado será cobrada en primer término, y las demás se cobrarán sucesiva y estrictamente a base de sus fechas de vencimiento, cobrándose siempre la más antigua primero.Se autoriza al Secretario en casos en que la deuda sea con el Estado Libre Asociado y al alcalde en caso en que la deuda sea con algún municipio, a conceder un plan de pagos parciales que facilite el saldo de la deuda, si la situación económica del deudor así lo justificare.
Se autoriza al Secretario en casos en que la deuda sea con el Estado Libre Asociado y al alcalde en caso en que la deuda sea con algún municipio, a conceder un plan de pagos parciales que facilite el saldo de la deuda, si la situación económica del deudor así lo justificare.
(k) Ninguna dependencia del Gobierno Ejecutivo, entiéndase; departamento, negociado, administración, junta, comisión, oficina, agencia perteneciente a la Rama Ejecutiva y Dependencia Legislativa, incluyendo la Cámara de Representantes, el Senado y cualquier otra agencia adscrita a la Rama Legislativa que les apliquen las secs. 283 a 283p de este título, conocidas como “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico” podrá utilizar el mecanismo de emisión de tarjetas de crédito en beneficio de ningún funcionario o empleado para realizar desembolsos a nombre de la dependencia. En el caso específico de la Oficina del Contralor, ésta promulgará las reglas que regirán el buen uso de las tarjetas de crédito en dicha Oficina.
Se excluye de esta prohibición, por la naturaleza de sus funciones al Gobernador de Puerto Rico, Presidente del Senado, Presidente de la Cámara de Representantes, Presidente del Tribunal Supremo, Secretario de Estado, Alcaldes, Presidente de la Universidad de Puerto Rico, autoridades nominadoras y ejecutivos principales de las agencias ejecutivas, previa autorización de sus respectivos presidentes y oficiales o funcionarios principales responsables de realizar compras en las entidades gubernamentales.
En cuanto a los oficiales de compras, se autoriza el uso de las tarjetas de crédito para compras de emergencia, pasajes, adiestramientos y para situaciones en las que el proveedor requiera el pago inmediato, siempre que se cumpla con las normas y procedimientos de compras establecidos por la entidad gubernamental.
Se prohíbe el uso de las tarjetas para compra de bebidas alcohólicas, regalos, juegos de azar y transacciones personales.
Todos los funcionarias autorizados al uso de las tarjetas de crédito deberán proveer a la Oficina de Etica Gubernamental la misma información que se requiere para las tarjetas de crédito personales en el informe anual que por disposición de la Ley de Etica Gubernamental estén obligadas a rendir.