La agencia que lleve a cabo vistas como parte del proceso adjudicativo administrativo, establecerá mediante reglamento como primera opción la celebración de las mismas utilizando el mecanismo de videoconferencia, siempre que las partes afirmen que cuentan con la facilidad de acceso y conectividad. El funcionario que presida la vista evaluará los siguientes factores: (1) la complejidad del caso, (2) la naturaleza de la vista a celebrarse, (3) la prueba a presentarse, y (4) las circunstancias personales de las partes, para determinar si se celebra la misma mediante la modalidad de videoconferencia. Además, al comienzo de la vista, notificará a las partes que, en la eventualidad de desconexión de alguno de los participantes, si no es posible restablecer la conexión en un término máximo de quince (15) minutos, la vista se suspenderá y se fijará otra fecha para su celebración. Así también, constatará que las agencias, como parte de la notificación de la celebración de la vista, informaron a las partes que en su portal electrónico se encuentra disponible la guía o reglamentación aplicable a estos procesos.
Por otro lado, cuando se informe en la vista presencial que la comparecencia física de alguna de las partes o sus representantes legales se pueda ver afectada por razón justificada, el funcionario que presida proveerá la opción de comparecencia virtual tomando en consideración los cuatro (4) factores que anteceden, antes de dejar sin efecto el señalamiento.
La agencia, está obligada a salvaguardar los derechos de las partes que no tengan acceso a medios electrónicos y proveerá alternativas para su comparecencia a las vistas de forma física. Así también, los procedimientos adoptados reglamentariamente deberán garantizar la grabación adecuada de los procesos de vista mediante videoconferencia para incorporarlo al expediente del caso administrativo en ánimo de asegurar la integridad del expediente para fines de revisión judicial.