(1) En casos de emergencias o desastres decretados por orden ejecutiva, las compras realizadas se deberán llevar a cabo bajo el siguiente procedimiento:(1) Todas las compras que realice el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico durante una emergencia o desastre que haya sido decretada por orden ejecutiva (local o federal) se harán a través de la Administración y a tenor con las disposiciones de este capítulo o los reglamentos que en su virtud se emitan.(2) Toda entidad gubernamental, incluyendo las entidades exentas, deberán designar y autorizar personal para fungir como coordinador y subcoordinadores o funcionario asignado a funciones similares, con el Centro de Operaciones de Emergencia del Negociado de Manejo de Emergencias y Administración de Desastres. Este personal deberá contar con acceso a la plataforma autorizada, el cual deberá ser solicitado.(3) La persona que fuere designada como funcionario en el Negociado de Manejo de Emergencia y Administración de Desastres, así como el nombrado como enlace comprador de cada entidad gubernamental, debe estar y mantenerse en constante comunicación con el comprador autorizado, así como con el personal del departamento de finanzas correspondiente. Un comprador autorizado se refiere a aquellos con nombramiento vigente otorgado por la Administración o aquellos designados por los Municipios, Rama Judicial y Legislativa.(4) El enlace comprador debe documentar y justificar la compra requiriendo toda la información que solicite el comprador. Al justificar la compra, el enlace comprador debe incluir e indicar la entidad gubernamental donde trabaja, la información de contacto, incluido el número de teléfono y la justificación de la compra.(a) El enlace comprador de la entidad gubernamental requirente completará el formulario emitido por la Administración, para estos fines, en original, con todas las firmas requeridas. En el caso de entidades exentas, los procesos de compras de emergencia deberán cumplir con los procedimientos internos establecidos para este fin, además de la presentación del formulario para contratos emitidos por la Administración.(b) El jefe de la entidad gubernamental o su representante autorizado aprobará las órdenes de compra emitidas por el enlace comprador mediante su firma, después de que el enlace comprador de la entidad gubernamental verifique que los bienes o servicios allí descritos que serán adquiridos no se encuentran disponibles. Las órdenes de compra deben estar firmadas por un enlace comprador debidamente autorizado o designado. En ausencia de enlaces compradores debidamente autorizados con cita válida, se deberá proporcionar a la Administración el nombre y cargo de los enlaces compradores designados durante la emergencia.(c) La orden de compra se levantará ante los contratos previamente establecidos por la entidad o mediante contratos de emergencia otorgados por la Administración. Si no hay contratos preestablecidos, la entidad gubernamental recomendará a la Administración el establecer un contrato de emergencia con un suplidor o suplidores. El Administrador Auxiliar de Adquisiciones revisará el mismo y recomendará al Oficial de Licitación para aprobación y firma del formulario emitido por la Administración a estos fines. El comprador autorizado preparará un archivo separado que contendrá las órdenes de compra de acuerdo con el Plan Operativo Gubernamental y cualquier otro documento relacionado con la compra, incluyendo, pero no limitado a, cotizaciones, comunicaciones, acuerdos y una copia del formulario establecido por la Administración.(d) El enlace comprador se asegurará de enumerar, con números consecutivos, cada orden de compra emitida durante la emergencia y mantendrá un registro de estas. Esto aplicará a todas las entidades gubernamentales.(e) Una vez se hayan recibido los bienes o servicios, una persona designada por la entidad gubernamental deberá firmar el recibo provisto “Orden de compra” o el formulario correspondiente requerido para las entidades exentas, certificando que los bienes o servicios han sido recibidos, como descrito y detallado en la orden de compra. Cualquier problema relacionado con la entrega o la recepción de los bienes o servicios debe informarse al comprador y registrarse en el archivo de compra. Estos archivos deben estar listos para auditoría por cada evento de emergencia en particular.(f) Todas las comunicaciones deben realizarse en los sistemas de información de la agencia. Las comunicaciones en dispositivos personales están estrictamente prohibidas, excepto en situaciones de emergencia, pero dicha comunicación debe conservarse y transferirse a un archivo permanente en los libros y registros de la agencia dentro y no más tardar de los cinco (5) días hábiles desde la fecha en que fue realizada dicha comunicación. La misma debe estar fácilmente disponible para auditorías futuras, por cada evento de emergencia en particular.(5) Todas las solicitudes de compras relacionadas con emergencias deben enviarse a través de la plataforma autorizada y el proceso establecido por la Administración, que debe ir acompañado de la siguiente documentación:(a) Una Certificación de Fondos;(b) solicitud de requisición;(c) el contrato actual o el Acuerdo de emergencia, si no formará parte de los proporcionados por la Administración;(d) cotizar con todas las especificaciones del producto, incluyendo la disponibilidad y la fecha de entrega;(e) cualquier otra documentación que pueda ser necesaria o requerida.(6) Una vez que el Centro de Operaciones de Emergencia recibe la solicitud por la plataforma autorizada, personal especializado y autorizado designado por Negociado de Manejo de Emergencia evaluará y documentará la determinación si procede la adquisición en el mismo formulario. Luego de ser aprobado por las entidades correspondientes provistas por el Comandante de Incidente (Incident Commander), el personal designado y autorizado procederá a enviar la solicitud al personal de la Oficina de Gerencia y Presupuesto.(7) El personal de la Oficina de Gerencia y Presupuesto asignará preliminarmente los fondos y enviará la solicitud al personal de la Administración.(8) El personal de Administración revisará y confirmará que el formulario establecido para atender este asunto contiene toda la documentación requerida. El personal de la Administración correspondiente designado al Centro de Operaciones de Emergencia asignará un número de control. El Administrador Auxiliar de Adquisiciones de la Administración o su representante autorizado, evaluará y recomendará la adquisición indicando que la solicitud de compra y los procedimientos cumplen con los requisitos aplicables. El Oficial de Licitación o su representante, autorizará la adquisición. Si la adquisición resulta requerir fondos adicionales a los aprobados preliminarmente, el personal de la Administración debe indicarle al enlace comprador de la entidad requirente para que realice las gestiones correspondientes con la Oficina de Gerencia y Presupuesto y el departamento de finanzas correspondiente.(9) La evaluación de cada formulario debe llevarse a cabo en un periodo no mayor de veinticuatro (24) horas, salvo justa causa, si la petición está acorde con la declaración de emergencia.(10) Las entidades gubernamentales y las entidades exentas seguirán las pautas de adquisiciones de emergencia recomendadas que establezca la Administración.(11) Los pagos no se realizarán previo a la recepción y/o recibo de los bienes o servicios solicitados. Salvo justa causa y el porciento del adelanto no sea mayor al 15% de la adquisición. Serán justa causa, las situaciones de emergencias médicas, riesgo de muerte o cuando el Administrador determine que la seguridad ciudadana se encuentra en peligro inminente.(12) Las prácticas competitivas y las cotizaciones múltiples deben mantenerse en la medida de lo posible. Por lo tanto, las entidades gubernamentales y las entidades exentas deben proporcionar una explicación que sea convincente para no intentar adquirir cotizaciones de precios múltiples (o el uso de contratos distintos a los existentes).(13) La adquisición tiene que realizarse de conformidad con los requisitos federales aplicables.(14) El Secretario, Director Ejecutivo o el jefe de cada entidad gubernamental deberá presentar a la Administración con copia al Gobernador y al FOMB una certificación mensual que confirme que la agencia correspondiente cumplió con las normas y regulaciones establecidas sobre adquisiciones.(15) Cualquier propuesta de contrato de compra de emergencia u orden de compra, o una serie de contratos relacionados, incluidas las enmiendas, modificaciones o extensiones, con un valor agregado total de $10 millones o más, debe presentarse para su aprobación antes de su ejecución, ante la Junta de Supervisión y Administración Financiera (la “Junta de Supervisión Fiscal”) según lo requiere la Puerto Rico Oversight Management and Economic Stability Act (PROMESA) y su Política de Revisión de Contratos. Todos los demás contratos de compra de emergencia u órdenes de compra deben enviarse a la Junta de Supervisión inmediatamente después de su ejecución.(16) La Administración de Servicios Generales deberá publicar las compras realizadas en un término no mayor de cinco (5) días de completada la compra. Esta publicación contendrá:(a) número de orden,(b) bienes o servicios a adquirir,(c) proveedor de bienes o servicios,(d) costo de bienes o servicios,(e) entidad gubernamental requirente.
(1) Todas las compras que realice el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico durante una emergencia o desastre que haya sido decretada por orden ejecutiva (local o federal) se harán a través de la Administración y a tenor con las disposiciones de este capítulo o los reglamentos que en su virtud se emitan.
(2) Toda entidad gubernamental, incluyendo las entidades exentas, deberán designar y autorizar personal para fungir como coordinador y subcoordinadores o funcionario asignado a funciones similares, con el Centro de Operaciones de Emergencia del Negociado de Manejo de Emergencias y Administración de Desastres. Este personal deberá contar con acceso a la plataforma autorizada, el cual deberá ser solicitado.
(3) La persona que fuere designada como funcionario en el Negociado de Manejo de Emergencia y Administración de Desastres, así como el nombrado como enlace comprador de cada entidad gubernamental, debe estar y mantenerse en constante comunicación con el comprador autorizado, así como con el personal del departamento de finanzas correspondiente. Un comprador autorizado se refiere a aquellos con nombramiento vigente otorgado por la Administración o aquellos designados por los Municipios, Rama Judicial y Legislativa.
(4) El enlace comprador debe documentar y justificar la compra requiriendo toda la información que solicite el comprador. Al justificar la compra, el enlace comprador debe incluir e indicar la entidad gubernamental donde trabaja, la información de contacto, incluido el número de teléfono y la justificación de la compra.(a) El enlace comprador de la entidad gubernamental requirente completará el formulario emitido por la Administración, para estos fines, en original, con todas las firmas requeridas. En el caso de entidades exentas, los procesos de compras de emergencia deberán cumplir con los procedimientos internos establecidos para este fin, además de la presentación del formulario para contratos emitidos por la Administración.(b) El jefe de la entidad gubernamental o su representante autorizado aprobará las órdenes de compra emitidas por el enlace comprador mediante su firma, después de que el enlace comprador de la entidad gubernamental verifique que los bienes o servicios allí descritos que serán adquiridos no se encuentran disponibles. Las órdenes de compra deben estar firmadas por un enlace comprador debidamente autorizado o designado. En ausencia de enlaces compradores debidamente autorizados con cita válida, se deberá proporcionar a la Administración el nombre y cargo de los enlaces compradores designados durante la emergencia.(c) La orden de compra se levantará ante los contratos previamente establecidos por la entidad o mediante contratos de emergencia otorgados por la Administración. Si no hay contratos preestablecidos, la entidad gubernamental recomendará a la Administración el establecer un contrato de emergencia con un suplidor o suplidores. El Administrador Auxiliar de Adquisiciones revisará el mismo y recomendará al Oficial de Licitación para aprobación y firma del formulario emitido por la Administración a estos fines. El comprador autorizado preparará un archivo separado que contendrá las órdenes de compra de acuerdo con el Plan Operativo Gubernamental y cualquier otro documento relacionado con la compra, incluyendo, pero no limitado a, cotizaciones, comunicaciones, acuerdos y una copia del formulario establecido por la Administración.(d) El enlace comprador se asegurará de enumerar, con números consecutivos, cada orden de compra emitida durante la emergencia y mantendrá un registro de estas. Esto aplicará a todas las entidades gubernamentales.(e) Una vez se hayan recibido los bienes o servicios, una persona designada por la entidad gubernamental deberá firmar el recibo provisto “Orden de compra” o el formulario correspondiente requerido para las entidades exentas, certificando que los bienes o servicios han sido recibidos, como descrito y detallado en la orden de compra. Cualquier problema relacionado con la entrega o la recepción de los bienes o servicios debe informarse al comprador y registrarse en el archivo de compra. Estos archivos deben estar listos para auditoría por cada evento de emergencia en particular.(f) Todas las comunicaciones deben realizarse en los sistemas de información de la agencia. Las comunicaciones en dispositivos personales están estrictamente prohibidas, excepto en situaciones de emergencia, pero dicha comunicación debe conservarse y transferirse a un archivo permanente en los libros y registros de la agencia dentro y no más tardar de los cinco (5) días hábiles desde la fecha en que fue realizada dicha comunicación. La misma debe estar fácilmente disponible para auditorías futuras, por cada evento de emergencia en particular.
(a) El enlace comprador de la entidad gubernamental requirente completará el formulario emitido por la Administración, para estos fines, en original, con todas las firmas requeridas. En el caso de entidades exentas, los procesos de compras de emergencia deberán cumplir con los procedimientos internos establecidos para este fin, además de la presentación del formulario para contratos emitidos por la Administración.
(b) El jefe de la entidad gubernamental o su representante autorizado aprobará las órdenes de compra emitidas por el enlace comprador mediante su firma, después de que el enlace comprador de la entidad gubernamental verifique que los bienes o servicios allí descritos que serán adquiridos no se encuentran disponibles. Las órdenes de compra deben estar firmadas por un enlace comprador debidamente autorizado o designado. En ausencia de enlaces compradores debidamente autorizados con cita válida, se deberá proporcionar a la Administración el nombre y cargo de los enlaces compradores designados durante la emergencia.
(c) La orden de compra se levantará ante los contratos previamente establecidos por la entidad o mediante contratos de emergencia otorgados por la Administración. Si no hay contratos preestablecidos, la entidad gubernamental recomendará a la Administración el establecer un contrato de emergencia con un suplidor o suplidores. El Administrador Auxiliar de Adquisiciones revisará el mismo y recomendará al Oficial de Licitación para aprobación y firma del formulario emitido por la Administración a estos fines. El comprador autorizado preparará un archivo separado que contendrá las órdenes de compra de acuerdo con el Plan Operativo Gubernamental y cualquier otro documento relacionado con la compra, incluyendo, pero no limitado a, cotizaciones, comunicaciones, acuerdos y una copia del formulario establecido por la Administración.
(d) El enlace comprador se asegurará de enumerar, con números consecutivos, cada orden de compra emitida durante la emergencia y mantendrá un registro de estas. Esto aplicará a todas las entidades gubernamentales.
(e) Una vez se hayan recibido los bienes o servicios, una persona designada por la entidad gubernamental deberá firmar el recibo provisto “Orden de compra” o el formulario correspondiente requerido para las entidades exentas, certificando que los bienes o servicios han sido recibidos, como descrito y detallado en la orden de compra. Cualquier problema relacionado con la entrega o la recepción de los bienes o servicios debe informarse al comprador y registrarse en el archivo de compra. Estos archivos deben estar listos para auditoría por cada evento de emergencia en particular.
(f) Todas las comunicaciones deben realizarse en los sistemas de información de la agencia. Las comunicaciones en dispositivos personales están estrictamente prohibidas, excepto en situaciones de emergencia, pero dicha comunicación debe conservarse y transferirse a un archivo permanente en los libros y registros de la agencia dentro y no más tardar de los cinco (5) días hábiles desde la fecha en que fue realizada dicha comunicación. La misma debe estar fácilmente disponible para auditorías futuras, por cada evento de emergencia en particular.
(5) Todas las solicitudes de compras relacionadas con emergencias deben enviarse a través de la plataforma autorizada y el proceso establecido por la Administración, que debe ir acompañado de la siguiente documentación:(a) Una Certificación de Fondos;(b) solicitud de requisición;(c) el contrato actual o el Acuerdo de emergencia, si no formará parte de los proporcionados por la Administración;(d) cotizar con todas las especificaciones del producto, incluyendo la disponibilidad y la fecha de entrega;(e) cualquier otra documentación que pueda ser necesaria o requerida.
(a) Una Certificación de Fondos;
(b) solicitud de requisición;
(c) el contrato actual o el Acuerdo de emergencia, si no formará parte de los proporcionados por la Administración;
(d) cotizar con todas las especificaciones del producto, incluyendo la disponibilidad y la fecha de entrega;
(e) cualquier otra documentación que pueda ser necesaria o requerida.
(6) Una vez que el Centro de Operaciones de Emergencia recibe la solicitud por la plataforma autorizada, personal especializado y autorizado designado por Negociado de Manejo de Emergencia evaluará y documentará la determinación si procede la adquisición en el mismo formulario. Luego de ser aprobado por las entidades correspondientes provistas por el Comandante de Incidente (Incident Commander), el personal designado y autorizado procederá a enviar la solicitud al personal de la Oficina de Gerencia y Presupuesto.
(7) El personal de la Oficina de Gerencia y Presupuesto asignará preliminarmente los fondos y enviará la solicitud al personal de la Administración.
(8) El personal de Administración revisará y confirmará que el formulario establecido para atender este asunto contiene toda la documentación requerida. El personal de la Administración correspondiente designado al Centro de Operaciones de Emergencia asignará un número de control. El Administrador Auxiliar de Adquisiciones de la Administración o su representante autorizado, evaluará y recomendará la adquisición indicando que la solicitud de compra y los procedimientos cumplen con los requisitos aplicables. El Oficial de Licitación o su representante, autorizará la adquisición. Si la adquisición resulta requerir fondos adicionales a los aprobados preliminarmente, el personal de la Administración debe indicarle al enlace comprador de la entidad requirente para que realice las gestiones correspondientes con la Oficina de Gerencia y Presupuesto y el departamento de finanzas correspondiente.
(9) La evaluación de cada formulario debe llevarse a cabo en un periodo no mayor de veinticuatro (24) horas, salvo justa causa, si la petición está acorde con la declaración de emergencia.
(10) Las entidades gubernamentales y las entidades exentas seguirán las pautas de adquisiciones de emergencia recomendadas que establezca la Administración.
(11) Los pagos no se realizarán previo a la recepción y/o recibo de los bienes o servicios solicitados. Salvo justa causa y el porciento del adelanto no sea mayor al 15% de la adquisición. Serán justa causa, las situaciones de emergencias médicas, riesgo de muerte o cuando el Administrador determine que la seguridad ciudadana se encuentra en peligro inminente.
(12) Las prácticas competitivas y las cotizaciones múltiples deben mantenerse en la medida de lo posible. Por lo tanto, las entidades gubernamentales y las entidades exentas deben proporcionar una explicación que sea convincente para no intentar adquirir cotizaciones de precios múltiples (o el uso de contratos distintos a los existentes).
(13) La adquisición tiene que realizarse de conformidad con los requisitos federales aplicables.
(14) El Secretario, Director Ejecutivo o el jefe de cada entidad gubernamental deberá presentar a la Administración con copia al Gobernador y al FOMB una certificación mensual que confirme que la agencia correspondiente cumplió con las normas y regulaciones establecidas sobre adquisiciones.
(15) Cualquier propuesta de contrato de compra de emergencia u orden de compra, o una serie de contratos relacionados, incluidas las enmiendas, modificaciones o extensiones, con un valor agregado total de $10 millones o más, debe presentarse para su aprobación antes de su ejecución, ante la Junta de Supervisión y Administración Financiera (la “Junta de Supervisión Fiscal”) según lo requiere la Puerto Rico Oversight Management and Economic Stability Act (PROMESA) y su Política de Revisión de Contratos. Todos los demás contratos de compra de emergencia u órdenes de compra deben enviarse a la Junta de Supervisión inmediatamente después de su ejecución.
(16) La Administración de Servicios Generales deberá publicar las compras realizadas en un término no mayor de cinco (5) días de completada la compra. Esta publicación contendrá:(a) número de orden,(b) bienes o servicios a adquirir,(c) proveedor de bienes o servicios,(d) costo de bienes o servicios,(e) entidad gubernamental requirente.
(a) número de orden,
(b) bienes o servicios a adquirir,
(c) proveedor de bienes o servicios,
(d) costo de bienes o servicios,
(e) entidad gubernamental requirente.