Cada una de las agencias o entidades gubernamentales que componen el Gobierno de Puerto Rico deberá, salvo justa causa, identificar al menos tres (3) servidores públicos entre los empleados existentes, de los cuales dos (2) serán de carrera. Los empleados identificados serán los designados y certificados como Oficiales de Información en cada una de las entidades gubernamentales. Cuando la estructura organizativa, complejidad funcional o tamaño de la entidad requiera un número mayor o menor de Oficiales de Información, se deberá justificar por escrito y notificar a la Oficina del Secretario de Asuntos Públicos de la Oficina del Gobernador u oficina análoga, quien determinará si procede o no la solicitud. En cuanto a la Rama Legislativa y la Rama Judicial las mismas deberán asignar el personal que entiendan pertinente como Oficiales de Información y establecer el proceso interno que entiendan pertinente para evaluar la cantidad de Oficinales a designarse.
Los Oficiales de Información deberán ser adiestrados sobre el contenido de este capítulo, la reglamentación, los procedimientos aplicables y sus obligaciones jurídicas como responsables del cumplimiento de este capítulo. A su vez, deberán recibir adiestramientos sobre la jurisprudencia establecida por el tribunal Supremo en materia de acceso a la información pública. Compartirán la responsabilidad de velar por el cumplimiento de este capítulo con el funcionario a cargo de la entidad gubernamental.
Los Oficiales de Información tendrán la obligación de recibir las solicitudes de información, tramitar las mismas y facilitar el acceso a los documentos dentro de los términos establecidos en este capítulo. Los Oficiales de Información registrarán las solicitudes de información en el orden en el que son recibidas y serán numeradas, siendo este número el elemento de referencia en cualquier trámite o proceso de revisión de la solicitud. De igual forma, los Oficiales deberán proveer la ayuda necesaria a cualquier ciudadano que desee realizar una solicitud de información.
Los Oficiales de Información serán además el contacto central en la entidad gubernamental para la recepción de solicitudes de información y para la asistencia a los individuos que solicitan información. Lo anterior no limitará de forma alguna la opción de los ciudadanos y de la prensa para solicitar información a otros funcionarios de la dependencia, incluyendo al Oficial de Prensa de la entidad gubernamental. Los nombres e información de contacto de los Oficiales de Información estarán disponibles en las páginas cibernéticas oficiales de cada una de las entidades gubernamentales correspondientes, de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP) y de La Fortaleza, de igual forma deberán estar disponibles en documento impreso en los centros de servicios integrados distribuidos en Puerto Rico.
Los Oficiales de Información deberán rendir informes mensuales sobre el número de solicitudes recibidas, el tipo de información que se solicita y el estatus de la solicitud. Los informes mensuales deberán hacerse públicos en la página web de cada entidad gubernamental.