Como regla general, el derecho de acceso o de inspección de un documento público será permanente y gratuito. La expedición de copias simples o certificadas, grabaciones y reproducciones estará sujeta al pago de derechos y cargos razonables. Los cargos correspondientes se establecerán por reglamento u orden administrativa. Se entenderá razonable el pago de los costos directos de reproducción, el costo de envío por correo regular y los derechos expresamente autorizados en ley. No obstante lo anterior, toda persona que demuestre indigencia según se regule por reglamento u orden administrativa, será eximida del pago de derechos o cargos por la solicitud de información. En la Rama Ejecutiva, la Oficina del Secretario de Asuntos Públicos u oficina análoga establecerá unas guías uniformes para estas regulaciones administrativas que exijan el cumplimiento fiel de lo establecido en este capítulo, de igual forma podrá establecer el Código de conducta que regirá a los Oficiales de Información en el cumplimiento de sus funciones. En cuanto a la Rama Judicial y la Rama Legislativa, las mismas determinarán internamente cómo crearán las guías uniformes y el Código de conducta antes indicado.
Cuando la información solicitada no se encuentre disponible en el formato requerido por el solicitante, la entidad deberá notificarlo de manera expresa. Además, estará obligada a informar los formatos en los cuales la información efectivamente se encuentra disponible. Ninguna entidad podrá ser obligada a generar o elaborar un documento que no exista al momento de presentarse la solicitud. Si la entrega de la información requerida implica un gasto extraordinario, la entidad gubernamental divulgará la misma en el formato disponible o de menor costo. La entidad gubernamental establecerá la forma de acreditar la entrega efectiva de la información solicitada.