La asistencia a las asambleas del Consejo de Titulares será personal o por representación legal o voluntaria, bastando para acreditar esta última un escrito firmado por el titular. El poder tendrá que estar fechado e indicará las fechas de la asamblea para la que se autoriza la representación, excepto que se trate de un poder general otorgado ante notario e inscrito en el Registro de Poderes y Testamentos. La autenticidad de la firma del titular se validará mediante el Registro de Titulares y tendrá que ser entregado con un mínimo de veinticuatro (24) horas antes de comenzar la asamblea.
La representación en las asambleas del Consejo de Titulares en los que exista por lo menos un apartamento dedicado a vivienda, la podrán ejercer solamente personas mayores de edad que, a su vez, sean titulares que no adeuden tres (3) o más cuotas de mantenimiento, y/o derramas y/o multas vencidas por más de sesenta (60) días, y/o primas del seguro matriz, familiares de éste hasta el segundo grado de consanguinidad, el cónyuge o arrendatarios del condominio, o que sean mandatarios del titular en virtud de poder otorgado ante notario e inscrito en el Registro de Poderes y Testamentos o un abogado admitido al ejercicio de la profesión que valide de forma fehaciente, ser el representante legal del titular. Ninguna de las personas autorizadas a representar a un titular podrá ejercer el derecho al voto en representación de más de un titular. En caso de matrimonios, que a su vez, al menos uno (1) de ellos es titular, solo podrán representar a un titular adicional. Ninguna persona que comparece a asamblea representando a un titular, podrá ejercitar el derecho al voto por delegación en representación de más de un titular. Los poderes de representación estarán disponibles antes durante y después de la asamblea para la revisión de cualquier titular que así lo solicite.
El poder para representar a un titular da derecho al voto mas no a hacer expresiones o hacer proposiciones.
Cada titular tendrá derecho a un voto independientemente del número de apartamentos de que es propietario, para efectos del cómputo de mayoría numérica de titulares, y/o derecho al voto con arreglo al porcentaje correspondiente a su apartamento para efectos del cómputo de mayoría de porcentajes, dependiendo de la definición del concepto de mayoría que rija para el inmueble. Se computará el por ciento de participación que sea mayor entre los apartamentos que pertenezcan a un mismo titular.
Aquellos titulares que adeuden tres (3) o más plazos de cuotas, y/o derramas y/o cuotas especiales y/o multas con pago vencido de sesenta (60) días o más, y/o alguna prima vencida del seguro comunal por cualquiera de los apartamentos de los que sea titular, quedarán temporalmente privados de ejercer su derecho al voto, prestar su consentimiento o expresarse en las asambleas del Consejo de Titulares hasta tanto satisfagan la deuda en su totalidad o el Tesorero certifique que el titular está al día en el plan de pago aprobado por la Junta de Directores con anterioridad a la asamblea en cuestión.
Cuando uno (1) o más apartamentos pertenecieren a una persona jurídica, ésta designará, mediante resolución corporativa, a la persona que la representará para que asista a las asambleas y ejercite el derecho al voto que le corresponda. En ausencia de la resolución corporativa no podrá registrarse el voto de ese apartamento en las decisiones del Consejo de Titulares. La resolución corporativa que acredite la representatividad, tiene que ser entregada, por lo menos, veinticuatro (24) horas antes de la fecha de la asamblea.
Si algún apartamento pertenece pro indiviso a diferentes propietarios, éstos nombrarán a una (1) sola persona para que represente a la comunidad. En ausencia de la designación por escrito del representante de los propietarios no podrá registrarse el voto de ese apartamento en las decisiones del Consejo de Titulares. La persona designada será la única que podrá representar a otro titular.
Si el apartamento se hallare en usufructo, la asistencia y el voto corresponden al nudo propietario, quién salvo manifestación en contrario, se entenderá representado por el usufructuario debiendo ser expresa y por escrito la delegación cuanto se trate de acuerdos que requieran la unanimidad o dos terceras partes (⅔) de todos los titulares, que a su vez, reúnan dos terceras partes (⅔) de las participaciones en las áreas comunes.
El Consejo de Titulares deberá establecer en su reglamento métodos más flexibles para permitir el voto por representación para Asambleas Extraordinarias con términos de convocatoria más cortos, como aquella para considerar obras para atender estados de emergencia u obras urgentes.
No será necesaria la celebración de una reunión del Consejo de Titulares para determinado propósito si todos los titulares con derecho a votar en dicha reunión renunciaren a la referida reunión y consintieren por escrito a que se tome la acción propuesta. La renuncia a la celebración de la asamblea podrá notificarse de forma electrónica.
El Consejo de Titulares podrá establecer en su reglamento mecanismos electrónicos para la realización de asambleas extraordinarias utilizando plataformas de videoconferencias y votación electrónica cuando exista un estado de emergencia, según decretado por el gobierno federal o estatal. En tal caso, el reglamento incluirá la forma en que se identificará al titular que emite el voto y la forma en la que se notificarán los votos emitidos por apartamento a los titulares una vez terminada la votación, además de proveer un espacio donde el titular pueda, en caso de oposición a la propuesta sometida a votación, fundamentar debidamente la misma.
Cuando exista un estado de emergencia decretado por el gobierno estatal o federal en el que se incluya a Puerto Rico y se necesite tomar una determinación que requiera aprobación del Consejo de Titulares, pero no sea posible o segura la celebración de una asamblea extraordinaria, la primera opción del Consejo de Titulares, será celebrar la asamblea extraordinaria utilizando plataformas de videoconferencia. No se podrán celebrar asambleas ordinarias ni se aprobarán derramas utilizando el método alterno de Asambleas por videoconferencia. Si el reglamento del condominio no se ha enmendado para establecer mecanismos de celebración de asamblea extraordinaria, se seguirá el siguiente mecanismo:
La Junta de Directores, redactará una citación a los titulares que contendrá: (1) el nombre del condominio; (2) la fecha de la celebración de la asamblea extraordinaria; (3) la situación apremiante que requiere la celebración de una asamblea extraordinaria a través de plataformas de videoconferencias, haciendo referencia a la declaración de emergencia; (4) el periodo que se tendrá para recibir los votos, de ser necesaria una votación; y (5) la forma en que se realizará el voto, mediante documento impreso y/o mecanismo electrónico.
De utilizarse un mecanismo de voto electrónico, el mismo deberá proveer para que se pueda corroborar y certificar el resultado de la votación.
Se deberá mantener en el Libro de Actas copia de la notificación, copia fehaciente de su envío, prueba de los votos emitidos, la certificación del resultado de la votación y evidencia de la notificación del resultado.