El Departamento de la Vivienda creará un expediente para cada caso el cual contendrá los documentos de titularidad necesarios, conforme a este capítulo. Dicho expediente incluirá evidencia de que los Solicitantes Elegibles del Programa CDBG-DR o MIT cumplieron con la Certificación de Titularidad juramentada que se crea en virtud de este capítulo, incluyendo los documentos complementarios. El expediente será conservado por un periodo de cinco (5) años por el Departamento de la Vivienda. El expediente puede ser de manera electrónica o física. Transcurridos cinco (5) años, el expediente puede ser destruido. No obstante, el Departamento de la Vivienda antes de destruir el expediente deberá comunicarse con el o la solicitante para auscultar si desea conservar el mismo.