(a) La administración y las operaciones principales de la entidad financiera internacional, incluyendo gerencia, contabilidad y cumplimiento, así como los originales de sus libros de cuentas y registros de transacciones, deberán ser llevados a cabo y conservados en su oficina principal de negocios en Puerto Rico. Los libros de cuentas y registros de transacciones podrán ser conservados de forma impresa o, a solicitud de la entidad financiera internacional, de forma electrónica, y deberán reflejar aquellos detalles y ser administrados en la manera que sea requerida por los Reglamentos del Comisionado, las cartas circulares o documentos guía aplicables a las EFIs.
(b) Dichos libros de cuentas y registros tienen que estar segregados y llevados separadamente de los libros de cuentas y registros de cualquier otra persona.
(c) Los originales de los libros de cuentas y registros de una entidad financiera internacional serán considerados como que pertenecen a dicha entidad financiera internacional independientemente de si la entidad financiera internacional es una persona o constituye una unidad de otra persona y podrán llevarse y mantenerse en duplicado en su país de origen.
(d) Toda entidad financiera internacional podrá destruir sus libros, archivos, expedientes o documentos, una vez transcurridos cinco (5) años de la fecha de la última entrada en dichos libros, archivos, expedientes o documentos, o de la fecha en que cualquier obligación hubiere dejado de ser exigible de acuerdo con los documentos en su poder. Toda entidad financiera internacional deberá mantener procedimientos, sistemas y procesos operacionales para la destrucción de documentos que aseguren lo siguiente:(1) Que la destrucción de documentos se efectúe de acuerdo con la política de retención y destrucción de documentos adoptada por la entidad financiera internacional.(2) Que se detenga la destrucción de documentos en el caso en que la OCIF someta notificación escrita a la entidad financiera internacional solicitando que se preserven determinados documentos, los que deberán ser identificados en dicha notificación; si la notificación surge luego del periodo de cinco (5) años, y ya la entidad financiera internacional había destruido los documentos, no se le penalizará a la entidad.(3) Que se detenga la destrucción de documentos en el caso en que la entidad financiera internacional sea notificada de una demanda o reclamación, orden o requerimiento administrativo o judicial que impida que se destruyan determinados documentos según la reglamentación local y federal aplicable.
(1) Que la destrucción de documentos se efectúe de acuerdo con la política de retención y destrucción de documentos adoptada por la entidad financiera internacional.
(2) Que se detenga la destrucción de documentos en el caso en que la OCIF someta notificación escrita a la entidad financiera internacional solicitando que se preserven determinados documentos, los que deberán ser identificados en dicha notificación; si la notificación surge luego del periodo de cinco (5) años, y ya la entidad financiera internacional había destruido los documentos, no se le penalizará a la entidad.
(3) Que se detenga la destrucción de documentos en el caso en que la entidad financiera internacional sea notificada de una demanda o reclamación, orden o requerimiento administrativo o judicial que impida que se destruyan determinados documentos según la reglamentación local y federal aplicable.
(e) Será deber de la entidad financiera internacional mantener un registro de documentos destruidos por año calendario, en el que se hará constar una descripción general de los documentos destruidos. El registro de documentos destruidos podrá mantenerse en un medio electrónico, el cual deberá contar con un archivo electrónico de respaldo (“back-up”) en caso de que ocurra un desperfecto tecnológico, y el mismo deberá estar disponible para inspección por la OCIF. El registro de documentos destruidos deberá retenerse por la entidad financiera internacional por un periodo no menor de quince (15) años contados desde el 31 de diciembre del año al que corresponda. No más tarde del 31 de enero de cada año, un oficial de la entidad financiera internacional certificará que el Registro Anual correspondiente al año anterior, contiene la información requerida de todos los documentos que fueron destruidos durante el año, los cuales cumplieron el periodo de retención que fija la política, así como la reglamentación local y federal aplicable. Dicha certificación deberá ser retenida por la entidad financiera internacional por un periodo no menor de quince (15) años contados desde el 31 de diciembre del año a que corresponda y la misma estará disponible para inspección por la OCIF.
(f) Una entidad financiera internacional que sea una unidad de otra persona deberá segregar y mantener separadas todas las transacciones que se realicen o conduzcan por dicha unidad de toda otra transacción que realice o conduzca la persona de la cual la entidad financiera internacional es una unidad.